L’essor de la dématérialisation des process en entreprise conduit à l’utilisation de la facturation électronique. Cette solution est encore peu présente au sein de plusieurs entreprises. La raison étant que les équipes dédiées sont encore peu expérimentées. Pour faciliter la mise en place de ce système, l’échéance est reportée à 2026.
La digitalisation des entreprises est un projet qui gagne de plus en plus d’ampleur. Pour faciliter le calcul de la TVA intracommunautaire, la facturation électronique représente un vrai projet d’entreprise. Même une ETI fournit plus d’une centaine de factures par an, que ce soit pour les fournisseurs, les collaborateurs ou les clients.
Comme tout projet qui conduit à un changement comportemental en société, la facturation électrique prend du temps pour se répandre. Selon le baromètre mis en place par Grant Thornton, 24 % des dirigeants de ETI affirment qu’une résistance au changement freine la facturation électronique. Cette étude a été effectuée du 10 septembre au 6 octobre 2023.
Mise en place d’une équipe dédiée
La facturation électronique embarque TVA intracommunautaire, réductions et acomptes. Cette solution représente une révolution, mais elle demande une adaptation des équipes comptables.
Ajoutée à cela, la solution de la facturation électronique demande une facilité d’adaptation pour les clients et les tiers. Les entreprises qui ont débuté dans la dématérialisation disposent déjà d’une solution dédiée à la facture électronique, voire une équipe. Les retardataires doivent avoir une solution dématérialisée de la facturation avant septembre 2026.
Le Business consulting finance partner de EY, explique que passer à la dématérialisation de la facturation demande plusieurs réformes :
« Se préparer à la facturation électronique passe par plusieurs étapes. D’abord, d’une part, la phase de cadrage des flux d’achat et vente pour cartographier les flux de TVA et leur envoi vers du e-reporting, e-invoicing ou hors champ de la réforme, et de l’écosystème applicatif finance d’autre part, permettant de mesurer la maturité digitale de ces cycles ainsi que la qualité des données».
S’ensuit la stratégie de connexion au portail public de facturation ou le PPF et le plan de transformation du système d’information au niveau applicatif et data associé. Pour finir ces étapes, une implémentation dans les systèmes et une évolution des processus transactionnels en fonction des besoins de l’entreprise doivent être analysées. En somme, toutes ces étapes doivent être pilotées par une équipe spécifique.
Formation de l’équipe
Il est important d’anticiper ces changements en vue de leur adoption future. Par exemple, en renforçant les contrôles internes, en numérisant le service fiscal et en renforçant la position des analystes de données.
Dans le même temps, former des personnes dont les tâches sont limitées ou modifiées devient une nécessité. Cette formation représente l’engagement d’une entreprise envers ses collaborateurs. De plus, avec les tensions accrues dans le métier des ressources humaines, il est important de se concentrer sur l’amélioration des compétences de l’équipe.
En effet, il est judicieux de travailler l’amélioration, explique Adam Nicol. Par exemple, un employé chargé de la gestion de la saisie des données pourrait passer à la gestion analytique. Le but est de faire en sorte que chacun fasse un effort supplémentaire dans la digitalisation de l’entreprise.
Même si la date limite de la mise en place d’un système de facturation électronique a été repoussée à 2026, elle doit faire partie des process d’entreprise dès maintenant. En effet, ce point nécessite une mobilisation continue du personnel dédié au pôle de la comptabilité avec une roadmap globale. Cette dernière étant une feuille de route qui représente les objectifs et les points qui permettent une meilleure assimilation de la facturation électronique.
