En fin de prestation, certains consultants font l’impasse sur la production d’un rapport de fin de mission. Pourtant ce document qui clôture votre collaboration constitue un outil très efficace pour valoriser votre prestation et fidéliser vos clients. Voici nos conseils pour produire un rapport de fin de mission dans les règles de l’art.
A quoi sert un rapport de fin de mission concrètement ?
Pour certaines prestations, notamment celles intellectuelles, le travail achevé pendant une mission de consulting n’est pas forcément visible et les résultats obtenus difficiles à quantifier. Pourtant, il est primordial de valoriser le travail que vous venez d’effectuer afin de prouver concrètement à votre client les bénéfices qu’il retire de votre collaboration.
En résumé, le rapport de fin de mission :
- Synthétise votre projet
- Souligne les tâches invisibles mais qui sont pourtant chronophages
- Valorise votre travail et vos expertises
- Délivre des informations précieuses qui seront utilisables après la mission
- Ouvre des portes vers une prochaine collaboration
Vous l’aurez compris, ce document est indispensable pour clôturer parfaitement une mission et laisser une excellente impression à votre client. De quoi lui donner envie de vous resolliciter rapidement !
Quel format choisir pour votre rapport de fin de mission ?
Dans une optique 0 papier, préférez le format numérique pour livrer votre rapport, un document PDF ou une présentation Power Point par exemple. Pensez bien sûr à soigner votre présentation et à personnaliser le document en intégrant les noms des collaborateurs concernés, les dates de la mission et le logo de l’entreprise.
Comment structurer votre rapport de fin de mission ?
Tout au long de la rédaction, gardez en tête que votre mission doit être présentée de manière simple et concise. Ce document sera peut-être utilisé en interne même après votre départ. Un des collaborateurs peut en effet avoir besoin d’expliquer en détail le contenu et les résultats de votre mission dans l’entreprise.
Adoptez une posture pédagogique dans votre construction tout en allant droit au but.
- Le plan du rapport
Le plan s’organise comme celui d’une présentation commerciale. Vous revenez tout d’abord sur le contexte et les objectifs de la mission. Il est important de faire ce rappel pour structurer le reste de la proposition mais aussi rafraîchir la mémoire des lecteurs car votre mission a peut-être commencé il y a plus de 6 mois.
Ensuite, vous détaillez les indicateurs clés (KPI) qui permettent de déterminer si la mission est un succès. Ces KPI peuvent être quantitatifs ou qualitatifs, tout dépend de la nature de votre prestation. Cependant, ils doivent rester en cohérence avec les objectifs de la mission. Cela peut-être : une augmentation du chiffre d’affaires, la mesure d’une meilleure efficacité au sein d’une équipe, le respect du planning et du budget…
Présentez-les sous forme de tableaux de bord.
Pour clôturer votre rapport de fin de mission, analysez les résultats du projet. Préparez un bilan objectif et délivrez à votre client les points forts et les points faibles de la mission sans omettre d’ouvrir sur des pistes d’amélioration. Cette conclusion est primordiale pour ouvrir la porte à une prochaine collaboration.
- Le transfert de compétences
Une fois votre mission achevée, vous ne pourrez plus être disponible pour répondre aux questions de votre client. Dans votre rapport de fin de mission, intégrez des livrables qui vous permettent de lui transférer vos compétences. Les équipes opérationnelles de votre entreprise cliente doivent être à même de reprendre le flambeau après votre départ.
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Quelques astuces pour construire un rapport de fin de mission percutant
Pour fédérer vos interlocuteurs autour de votre projet, soyez positif et tourné vers l’avenir. Construisez également une présentation visuelle et vivante pour faciliter la mémorisation. Vous pouvez par exemple inclure des graphiques, des tableaux, des photos et des couleurs. Les modèles interactifs sont également très appréciés. Il vous suffit d’inclure, quand cela se justifie, des liens cliquables et des vidéos.
N’attendez pas la dernière minute pour construire votre rapport de fin de mission. Agrémentez-le au fil de l’eau. Vous pouvez par exemple vous organiser en amont et mettre en place la production de tableaux de bord mensuels comprenant une part d’analyse.
Cela vous évite une charge de travail trop importante en fin de mission. Si votre rapport dépasse plus de 10 pages, intégrez un sommaire (cliquable également).
Ne partez pas sans avoir organisé une réunion de fin de mission. C’est l’occasion de réunir toutes les parties prenantes au projet et de discuter ensemble de son déroulé. Vous en profiterez pour présenter votre rapport de fin de mission ou sa synthèse selon sa longueur.
Vous pourrez également poser quelques questions, sans être intrusif, sur les futurs projets de votre client et leur suggérer plusieurs pistes d’amélioration. Soyez toujours constructif !
Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour laisser une bonne impression à votre client et vous positionner sur de nouvelles missions.
