Le temps est une donnée stratégique de l’activité du consultant. Vous n’y échapperez pas ! Chaque fois que vous gérerez mal votre temps, vous perdrez non seulement de l’argent mais vous restreindrez vos marges de manœuvre vis-à-vis de vos clients.
L’efficacité personnelle constitue donc l’un des facteurs clés de réussite dans l’exercice du métier de consultant. Vous devez apprendre à bien gérer vos nouveaux rythmes d’activité, des rythmes fort différents de ceux que vous avez connus dans l’entreprise.
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Comment gérer parfaitement son temps en consulting ?
Pour y parvenir, commencez par réfléchir à la façon dont vous utiliserez votre temps et identifiez les activités qui vous en font perdre le plus.
Ce travail représente une première étape incontournable dans la reconquête de l’efficacité personnelle du consultant. Vous verrez qu’il est possible d’obtenir rapidement des résultats significatifs qui vous redonneront confiance en vos possibilités et vous encourageront à aller plus loin.
Comme toujours à chaque fois que l’on amorce un changement personnel, ce sont les premiers pas qui coûtent le plus.
Il vous faudra apprendre à travailler chrono en main. Au début ce sera dur et vous connaîtrez sûrement des moments de découragement. Mais dites-vous que cet apprentissage fait partie intégrante de votre nouveau métier.
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, le chronomètre n’est pas un aussi mauvais juge de paix que cela. Vous vous y ferez et peut-être même y prendrez-vous goût.
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Soyez efficace !
Il y a un plaisir à être efficace. Vous découvrirez alors que si la maîtrise du temps représente au départ une source de contraintes, elle deviendra dans un second temps une source de liberté en contribuant à élargir votre champ des possibles. Or, l’exercice du métier de conseil repose dans une large mesure sur votre capacité à élargir en permanence votre champ des possibles.
Vous aurez à découvrir de nouveaux clients, à traiter de nouveaux problèmes, à proposer de nouvelles prestations, etc.
Bref, plus vous serez capable de jouer simultanément plusieurs parties, plus vous acquerrez de la visibilité au sein de votre environnement. Vous deviendrez un acteur reconnu dans votre champ de compétences.
La bataille du temps est donc une bataille essentielle que vous vous devez de gagner si vous voulez être plus efficace et vivre avec succès votre nouvelle vie de consultant.
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Gérez bien le rythme de vos activités de conseil
Il est essentiel pour vous de bien gérer vos rythmes d’activité conseil. Bien gérer, cela veut dire tout d’abord planifier votre temps. Par conséquent, le planning est un outil indispensable à tout consultant qui se respecte.
Le planning d’un consultant se structure en fonction de trois paramètres principaux :
- Commercial,
- Production,
- Ressourcement professionnel et développement personnel.
Un consultant qui a réussi son démarrage d’activité est amené fréquemment à travailler simultanément sur deux ou plusieurs missions tout en poursuivant par ailleurs son activité commerciale.
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Le travail en parallèle
Pour réussir à concilier ses différentes contraintes, un consultant doit veiller à gérer chacune de ses missions comme un projet décomposé en une série d’étapes spécifiques.
Chacune de ces étapes comporte la réalisation d’objectifs et d’actions définis et le recours à des outils appropriés.
Ce découpage du travail permet de mieux planifier la répartition prévue dans votre planning de mission et les résultats que vous avez effectivement obtenus.
Le travail de planification rigoureuse du déroulement de chacune de vos missions est indispensable si vous voulez mener de front plusieurs missions. Ce savoir-faire est absolument nécessaire à l’exercice de ce métier ; Si vous n’y prenez pas garde, vous courez le risque de dériver au cours d’une (ou plusieurs) de vos missions en cours — ou bien, ce qui est au moins aussi grave, de concentrer toutes vos forces à la production et de laisser de côté le commercial, ce qui ne manquera pas de vous jouer des tours une fois achevées les missions que vous avez en portefeuille.
Cela veut dire que vous devez impérativement travailler en simultané sur plusieurs projets et non plus en séquentiel.
En effet, vous serez amené inévitablement à rédiger plusieurs propositions d’intervention en même temps, à effectuer plusieurs enquêtes en même temps, à devoir remettre dans un laps de temps très court deux rapports de mission à deux clients différents et dont à n’en pas douter au moins un vous posera des problèmes difficiles à résoudre.
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Apprenez à gérer les changements de rythme !
Vous devrez apprendre à bien gérer les changements de rythme, les brusques accélérations mais aussi les périodes d’attente, notamment dans les phases de négociation d’un contrat important pour lequel la réponse du client se fait attendre.
Par exemple, lorsque vous menez de front plusieurs missions, vous avez tout intérêt à prendre l’habitude d’écrire au fur et à mesure. Autrement dit, dès qu’une mission démarre, je commence à rédiger les éléments de mon futur rapport (statistiques, schémas spécifiques). Cette méthode vous permettra d’accroître votre efficacité en cours de mission. Les chemins de la liberté sont parfois semés d’imprévus et d’épreuves. Il faut être prêt à les surmonter.
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Quelles sont les activités qui vous font perdre du temps ?
Avez-vous réfléchi aux activités qui vous font perdre du temps ? Non. Alors un bon conseil : faites-le sans tarder !
Chaque personne a tendance à penser qu’elle n’a pas assez de temps, qu’elle est surchargée de travail. Ne cédez pas à cette tentation ! Prenez plutôt le contre-pied de cette attitude de facilité !
Cherchez systématiquement à identifier toutes les activités où vous avez tendance à perdre du temps et à dériver par rapport aux objectifs que vous vous étiez fixés.
Le plus souvent le gaspillage de temps est dû principalement au fait que vous:
- n’avez pas fixé d’objectifs clairs,
- êtes pas donné de délais explicites pour les réaliser,
- Vous vous concentrez essentiellement sur ce qui vous intéresse mais ce qui vous intéresse est-il vital au développement de votre activité ?
- ne savez pas hiérarchiser vos priorités entre ce qui est urgent, important et essentiel et vous vous dispersez tout le temps,
- ne pouvez pas dire non et vous vous trouvez submergé d’appels ou de demandes en tout genre.
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Apprenez à travailler chrono en main
Parmi les outils dont vous disposez, l’un d’entre eux est particulièrement précieux. Il s’agit du dossier de mission.
Le dossier de mission est un document de travail personnel du consultant. À chaque fois que vous démarrez une nouvelle mission, ayez le réflexe d’ouvrir un nouveau dossier de mission. Ce dossier regroupera toutes les pièces relatives au déroulement de cette mission.
Vous avez tout intérêt, lorsque vous aurez accompli quatre ou cinq missions à effectuer un bilan et à identifier les écarts par rapport à vos prévisions et les types d’activités qui sont à l’origine de ces écarts.
Lorsqu’un cadre démarre une activité de conseil, les pertes de temps les plus fréquentes que l’on peut observer concernent :
- La recherche des informations utiles,
- Le traitement de l’information à l’issue des enquêtes,
- La rédaction des rapports,
- Les formalités administratives.
Les nouveaux consultants perdent parfois beaucoup de temps dans ces domaines et, notamment, dans la rédaction des différents rapports.
Quelqu’un qui démarre dans ce métier découvre rapidement que l’on passe beaucoup de temps à parler et à écrire. Il est donc tout à fait essentiel que vous appreniez à gagner du temps dans la réalisation de ces activités en ayant toujours présent à l’esprit le but, c’est-à-dire la remise du rapport final.
Vous allez réaliser votre mission en pensant à chaque moment à ce qui va figurer dans ce rapport et, notamment, aux préconisations que vous allez faire à vos clients.
Autrement dit, vous aller « mettre de côté » tous les faits, les chiffres, les exemples et les pistes de solutions qui vont vous servir à nourrir votre argumentation et à enrichir vos préconisations.
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La maîtrise du temps accroîtra votre champ des possibles
Si vous parvenez à maîtriser la gestion du temps, vous vous apercevrez très vite que vous êtes capable de faire plus de choses que vous ne le pensiez.
Nombreux sont ceux qui ont une tendance presque innée à se sous-estimer. Ne vous laissez pas entraîner dans ce cercle vicieux.
Changez de point de vue ! Considérez plutôt que chaque heure gagnée vous permettra de lancer de nouvelles actions qui élargiront d’autant votre champ des possibles.
Le champ des possibles est composé de toutes les actions que nous pourrions mener mais que nous ne pourrons pas concrétiser.
Chez chaque individu, il y a toujours un écart entre ce qu’il est potentiellement capable de réaliser et ce qu’il parvient à faire réellement.
Une planification du temps plus rigoureuse vise à réduire l’écart entre votre potentiel et votre réalisé. Cet écart n’est pas simplement un problème psychologique personnel avec lequel nous devons vivre, il possède sa traduction en termes de chiffre d’affaires, de résultats économiques tangibles.
Afin que vous puissiez mieux maîtriser votre temps, nous vous présentons dix conseils importants et dont nous espèrons qu’ils vous seront très utiles dans votre nouvelle vie professionnelle de consultant. Vous aurez peut-être le sentiment que certains sont faciles à vivre. Détrompez-vous ! Ce qui compte, c’est la constance dans l’effort et la capacité non pas à en appliquer un ou deux mais à les suivre tous.
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Dix conseils pour améliorer votre efficacité personnelle
L’adhésion active à un réseau est susceptible de vous procurer plusieurs avantages :
- Fixez-vous des objectifs clairs.
- Assortissez-les de délais de réalisation.
- Contrôlez les écarts entre vos objectifs et les délais de réalisation.
- Hiérarchisez vos priorités !
- Sachez distinguer l’urgent, l’important et l’essentiel.
- Chaque jour, consacrez un quart d’heure à l’organisation de votre journée.
- Chaque semaine, consacrez une demi-heure à l’organisation de votre semaine.
- Repérez les activités dévoreuses de temps !
- Apprenez à dire non !
- Pour une tâche donnée, essayer d’accomplir un peu plus vite que d’habitude et érigez ce délai en nouvelle norme.
