La DPAE ou la déclaration préalable à l’embauche est le document qui formalise le recrutement d’un salarié. Imposée depuis 1991 dans le but de lutter contre le travail clandestin, la DPAE est obligatoire. Il incombe à l’employeur de s’en occuper. Que contient ce document ? Où déclarer ? Nous répondons à toutes vos interrogations en 7 questions.
La DPAE, c’est quoi exactement ?
Ce document est utilisé pour tout recrutement définitif d’un salarié sous le régime général de la sécurité sociale ou du régime social agricole. L’embauche ne peut se faire avant que les démarches administratives aient été effectuées et ce, quelles que soient la nature et la durée du contrat de travail signé. Auparavant, ce document était appelé le DUE pour « déclaration unique d’embauche ».
La déclaration DPAE contient notamment :
- La déclaration nominative
- Une demande d’immatriculation à la sécurité sociale
- L’affiliation à l’assurance chômage
- La liste des salariés embauchés pour la pré-déclaration annuelle des données sociales (DADS)
- La demande d’adhésion à un service de santé au travail
- La déclaration pour la Médecine du travail
A quoi sert la déclaration DPAE ?
La DPAE ouvre automatiquement des droits au salarié en matière de protection sociale mais ce n’est pas tout. Elle permet aussi au salarié d’être couvert en cas d’accident du travail, de lui ouvrir tous ses droits sociaux et de bénéficier de ses droits d’exonération quand nécessaire. Pour l’employeur, la déclaration DPAE lui permet de se mettre en conformité avec la loi et d’éviter des sections pécuniaires en cas d’accusation de travail dissimulé (pénalité de 1071 € par salarié concerné).
Qui se charge de la DPAE et quand ?
Il revient à un représentant de l’entreprise et non au salarié embauché de faire ces démarches administratives. Une fois la DPAE achevée, l’entreprise est définitivement considérée comme employeur auprès de la sécurité sociale et de l’URSSAF. Il faut réaliser un DPAE par salarié embauché. Dans le cadre de la réembauche d’un même salarié pour une nouvelle mission (si elle n’est pas immédiatement suivie d’un CDI par exemple), une nouvelle DPAE doit être envoyée.
La déclaration DPAE doit se faire avant tout recrutement. Pour être plus précise, la demande doit être envoyée dans les 8 jours avant la date d’embauche (même s’il y a une période d’essai prévu au contrat). Si la DPAE est envoyée par courrier avec A/R, le cachet de la poste doit dater au maximum du jour précédent l’embauche.
A noter : Si un employeur a réalisé 50 DPAE l’année civile passée, il doit faire ses prochaines déclarations par voie électronique.
Auprès de quel organisme faire sa déclaration DPAE ?
La demande se fait directement auprès de l’URSAFF. Il est possible de le faire par courrier ou bien directement en ligne. Dans ce cas, 2 possibilités :
- soit par saisie en ligne d’un formulaire sur le site net-entreprises
- soit par dépôt de dossier dans un logiciel RH adapté (jusqu’à 100 dossiers DPAE transmis dans un seul fichier)
Sous 5 jours, l’URSSAF confirme la bonne réception de la demande. Si l’employeur ne conteste pas dans les 2 jours ouvrables, la DPAE est considérée comme preuve de déclaration.
La déclaration DPAE est très souvent conseillée car elle comporte 3 avantages non négligeables :
- L’employeur obtient une confirmation immédiate de la réception de sa DPAE
- Le formulaire est déjà prérempli dès la 2ème déclaration ou embauche (très utile pour les contrats saisonniers récurrents)
- Votre historique DPAE est conservé en ligne pendant 14 mois
Qui n’est pas concerné par la DPAE ?
La déclaration DPAE n’est pas toujours une obligation. Par exemple, pour l’embauche d’un(e) stagiaire qui n’est pas considéré(e) comme salarié(e), la DPAE n’est pas nécessaire. Même chose pour les adhérents au titre emploi service entreprise (Tese), au titre firmes étrangères (TFE) ou au chèque emploi associatif (CEA).
Quelles obligations vis-à-vis du salarié ?
L’employeur se doit de remettre une copie de la déclaration DPAE ou bien de l’accusé réception de la Poste lors de l’embauche. Dans le cas d’une copie d’AR, les données inscrites dans la DPAE doivent aussi être précisées au salarié. Le dossier est considéré comme complet lorsque le nouvel embauché a en main son contrat de travail signé accompagné du nom de l’organisme qui gère sa DPAE.
Qu’en est-il de la DPAE pour les entreprises de portage salarial ?
Pour le salarié porté, la loi n’a aucunement prévu de DPAE. Il est juste lié à l’employeur par une convention de portage salarial et bénéficie des cotisations sociales comme un salarié d’une entreprise classique.
Il en ressort de cette analyse que la DPAE est organisée uniquement pour les entreprises de type classique. Étant donné que le portage salarial est une nouvelle forme d’entreprise, il est encadré par des dispositions particulières. Ainsi, on parlera de DPAE pour les entreprises classiques, de déclaration des garanties financières pour une entreprise de portage salarial.
