Les frais de repas sont des indemnités liées au repas et versées à l’employé pour diverses raisons. À ne pas confondre à un supplément de salaire ni à des tickets de restaurant, car il sert de remboursement des frais d’ordre professionnel. Ce sont des frais qui sont établis à l’avance dans le contrat de travail du salarié. En principe dans la déclaration d’impôt, cette dépense n’est pas soustraite aux revenus. Elle devient déductible à condition d’avoir des pièces justificatives. Les frais de repas ne sont pas seulement attribués aux salariés, mais également les chefs d’entreprise.
Dans quel cas les frais de repas ne sont-ils pas remboursables ?
Les frais de repas sont remboursables s’ils respectent au moins les deux règles de bases. Premièrement, toute dépense doit uniquement être utilisée au profit de l’entreprise. La deuxième règle exige que les frais dépensés lors des repas soient accompagnés d’une facture en guise de justificatif. Des cas de frais remboursables sont nombreux et dépendent du fait qu’il s’agisse des clients ou des chefs d’entreprise. Lorsqu’il s’agit des employés, les frais remboursables concernent les repas individuels, les déplacements professionnels et les déjeuners d’affaires. Lorsqu’ils souhaitent manger dans des lieux inappropriés comme dans des restaurants (en cas de déplacement, ou s’ils sont éloignés de leur domicile), ou à des horaires inadaptés (service de nuit par exemple), ils bénéficient également des frais de repas. Les indemnités peuvent être assurées par paiement forfaitaire. Par exemple, pour des repas consommés sur le lieu de travail et à des heures inadaptées, les rémunérations sont de 6,4 euros. Les indemnités peuvent également être restituées au salarié s’il paie les repas à ses frais. C’est justement le cas des déjeuners d’affaires.
En ce qui concerne les responsables d’entreprise, sont restituables les repas privés et les déjeuners d’affaires. Les repas privés des chefs d’entreprise sont ceux qui sont consommés à l’intérieur ou aux environs de l’entreprise. Le mode de paiement de ces frais sera fonction du type d’impôt auquel l’entreprise est soumise. Par exemple chez des associés d’EURL, les frais peuvent aller au-delà de 18 euros. De ce montant sera débité 4,75 euros par le fisc. On parle de déjeuners d’affaires lorsque le chef d’entreprise a une réunion avec des partenaires ou des clients dans un restaurant. Il décide à cet effet de gérer toute la note. À l’aide d’un justificatif, la totalité de la somme payée lui sera restituée. Les noms des partenaires (ou clients) présents et de leur entreprise d’appartenance doivent également être donnés. En effectuant ce type de dépense, il est possible pour l’entreprise d’avoir accès à la TVA. L’employeur devra juste mettre la facture au nom de l’entreprise, le taux de la TVA et le numéro de la TVA intracommunautaire y sont mentionnés.
Qu’en est-il des frais de repas en portage salarial ?
Les frais de repas sont également réglementés dans les entreprises de portage salarial. Ils rentrent dans la catégorie des frais de missions. Les frais de missions interviennent lorsqu’un salarié porté a une activité professionnelle chez un client. Ce sont des frais directement liés à l’accomplissement de la prestation. En effet, le salarié porté bénéficie des frais de repas hors de chez lui ou lorsqu’il n’est pas dans le site de travail de son client. En plus de cela, le salarié porté peut être remboursé soit par restitution de la somme déboursée, soit par le biais d’un forfait. Le remboursement forfaitaire a la particularité de s’effectuer sans que le salarié porté n’ait besoin d’apporter des justificatifs sur les repas consommés. Par jour travaillé, la rémunération est fixée à 9,1 euros. Le remboursement des frais réellement dépensés nécessite la présentation de justificatifs. Ces justificatifs doivent être approuvés par l’entreprise de portage salarial avant la restitution des frais. Même si la somme dépensée est entièrement remboursée, elle ne devra pas dépasser 20 euros.
En plus de ces deux modes de remboursements, le portage salarial prévoit également prévus des frais pour les forfaits grands déplacement. Ce type de paiement est utilisé en cas de déplacement professionnel et a pour but d’assurer les coûts supplémentaires de logement ou de repas. Ainsi, pour les 3 premiers mois des prestations, le porté sera remboursé à une hauteur de 18,6 euros par jour de prestation. La somme remboursée sera ramenée à 15,8 euros du quatrième mois jusqu’au vingt-quatrième. Elle se retrouve finalement à 13 euros pour la couverture du vingt-quatrième au soixante-douzième mois.
