74 % des entreprises se reposent désormais sur leur logiciel SIRH pour la gestion administrative de leur personnel. La fiche de renseignement salarié compte parmi les fonctionnalités les plus courantes. Quelles sont les informations recueillies ? Quel est le rôle de la fiche dans une entreprise de portage salarial ? Point complet avec CEGELEM.
Qu’est-ce qu’une fiche de renseignement salarié ?
La fiche de renseignement salarié, sous format papier ou numérique, centralise toutes les données essentielles relatives à un collaborateur de l’entreprise. L’employeur peut y trouver des informations classées en trois catégories principales :
- Les données personnelles identifient le salarié. Nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse, téléphone, courriel, situation familiale, situation professionnelle, numéro de Sécurité sociale…
- Les informations contractuelles détaillent la nature du poste, les conditions d’emploi. Cela inclut l’intitulé de la fonction, la date d’embauche, le type de contrat (CDI, CDD…), sa durée, le taux de rémunération horaire, le niveau de qualification…
- Le parcours professionnel du salarié peut aussi être consigné afin de faire de la fiche un véritable dossier individuel. Diplômes, certifications, expériences antérieures viennent le compléter.
Document pivot, la fiche est avant tout d’un outil d’optimisation de la gestion des ressources humaines. Outre les éléments déjà mentionnés, elle peut inclure d’autres données importantes, comme la couverture apportée au collaborateur en matière d’assurance.
Dans le domaine de la sécurité au travail, la fiche de renseignement a aussi son rôle à jouer. Elle peut détailler les formations suivies, les certifications du salarié, les équipements à sa disposition, ses responsabilités spécifiques… Une fiche suffisamment détaillée peut s’assimiler à un véritable dossier individuel, susceptible de suivre le salarié tout au long de son parcours dans l’entreprise.
Bon à savoir – Une formalité facultative
La création d’une fiche de renseignement à l’embauche d’un nouveau salarié n’est pas obligatoire. Elle est cependant recommandée afin de faciliter son suivi RH au sein de l’entreprise. Dans l’éventualité d’un accident, il est par exemple utile d’y conserver le numéro d’un proche à joindre en cas d’urgence.
Quelle fiche de renseignement en portage salarial ?
Le fonctionnement du portage salarial est de nature hybride. Le consultant exerce en autonomie, sous un statut de salarié. Un contrat tripartite lie consultant, société de portage et entreprise cliente. Le consultant gère librement ses missions. La société de portage prend en charge l’administratif, notamment le salaire.
La fiche de renseignement du salarié en portage combine des éléments classiques (identité, adresse…) à des spécificités liées à son statut. Elle détaille la nature de la collaboration, sa durée, les conditions de rémunération proposées.
Le document clarifie les modalités contractuelles de la relation avec la société de portage. Il assure une gestion transparente de toutes les missions réalisées.
Fiche de renseignement entreprise : de quoi s’agit-il ?
Une fiche de renseignement peut aussi être rédigée au sujet de l’entreprise elle-même. Elle recense alors ses principaux éléments d’identification :
- Raison sociale.
- Coordonnées complètes (adresse, téléphone, courriel, site web…).
- Forme juridique.
- Date de création.
- Secteur d’activité.
- Effectif total.
- Chiffre d’affaires.
- Certifications et politique RH…
Le document, en règle générale, est destiné d’abord à une communication interne. Il assure une compréhension commune de l’organisation parmi les collaborateurs. Il facilite l’intégration des nouveaux salariés, offre une vue d’ensemble de la structure comme de sa mission.
Les prestataires externes peuvent aussi en être rendus destinataires. La fiche aide par exemple les fournisseurs ou les sous-traitants à mieux comprendre l’environnement de l’entreprise, ses attentes, ses valeurs…
La fiche de renseignement est un outil de gestion à ne pas négliger dans les entreprises, même de taille modeste. Elle centralise les informations clés, facilite la gestion administrative, sécurise les relations contractuelles.
Les 3 points clés à retenir :
- La fiche salariée rassemble toutes les données essentielles au sujet du collaborateur. Elle facilite son suivi au niveau des ressources humaines.
- Elle trouve aussi toute sa place dans les sociétés de portage salarial.
- La fiche d’entreprise permet de mieux communiquer en interne comme en externe.
