Comme précisée plus haut, la fiche de renseignement en entreprise correspond à un support informatif sur un salarié en entreprise. Il doit contenir des informations précises sur la personne de l’employé telles que : le nom, le prénom, la civilité, l’adresse complète, la nationalité, l’e-mail, numéro de téléphone…La fiche doit également illustrer les coordonnées des personnes à contacter, la situation professionnelle, la qualification, le type de contrat, la date de recrutement, et éventuellement la date de départ, la situation avant l’embauche, les activités professionnelles avant l’embauche…
De même, les entreprises de portage salarial doivent avoir les fiches de renseignement de leur salarié. Les informations à fournir sont les mêmes que celle d’un salarié classique.
Qui est habilité à dresser une fiche de renseignement en entreprise ?
Les fiches de renseignement des salariés sont généralement établies au service des ressources humaines. Elles sont classées dans les archives de l’entreprise et peuvent être utiles pour une circonstance. Le salarié doit donner toutes les informations qui permettent de l’identifier. L’entreprise à son tour devra s’assurer que ces informations sont exactes. Pour ce faire, elle doit exiger au salarié de présenter les documents qui attestent la véracité des renseignements fournis.
À quel moment intervient la fiche de renseignement du salarié ?
La fiche de renseignement peut intervenir à plusieurs niveaux : pendant la phase de recrutement et après l’embauche. Pour la phase de recrutement, il peut arriver que l’entreprise demande à chaque candidat de fournir une fiche de renseignement dans le dossier de demande d’emploi. Si le candidat est embauché, l’entreprise devra donc établir une fiche de renseignement sur la base de celle que le salarié a présentée au départ, ajouté aux informations relatives à sa nouvelle situation professionnelle.
Dans une entreprise de portage salarial par exemple, le candidat qui souhaite devenir salarié porté doit présenter une fiche de renseignement au moment du dépôt des dossiers.
Dans quel autre cas peut-on élaborer une fiche de renseignement ?
La fiche de renseignement peut être établie pour l’entreprise elle-même. Dans ce cas, elle doit contenir le nom de l’entreprise, l’adresse, son code postal, la ville où elle est implantée, le pays, le ou les contacts téléphoniques, le fax, l’email, le site web, le nombre d’employés, etc. de plus, la fiche doit préciser son code APE, le numéro de Siret, l’assurance auquel elle a souscrit, le numéro de police, sa spécialité…
Sous un autre angle, la fiche de renseignement peut correspondre à une information qui porte sur une situation précise. Les comités d’entreprise par exemple élaborent les fiches de renseignement pour faire passer un communiqué une décision qui a été prise ou un évènement qui sera organisé. Elles serviront de support informatif pour ceux qui souhaitent obtenir plus de détails.
De même, lorsqu’une personne ou une entreprise se porte caution pour garantir une dette, elle doit présenter à une fiche de renseignement sur ses revenus, son capital et ses charges. Pour ce qui est du revenu, l’entreprise doit fournir son revenu annuel imposable. Il s’agit en fait du revenu de l’année précédente. Si l’entreprise dispose d’un patrimoine, elle doit présenter le montant de la valeur de ses biens immobiliers. Les charges quant à elles, concernent les sommes dues par l’entreprise à titre de prêt.
Par ailleurs, la fiche de renseignement doit être établie pour la création d’entreprises. Ainsi, le futur entrepreneur devra préciser la forme juridique de son entreprise (EURL, SARL, SASU, SCI…), le nom de l’entreprise, le sigle qui d’ailleurs est optionnel, le type de siège, l’adresse, le code postal, la ville, le type de capital, le montant du capital, l’activité, la date prévue pour le début de l’activité… En plus de cela, l’entrepreneur doit donner toutes les informations sur sa personne : son nom, son prénom, sa nationalité, date et lieu de naissance, adresse, code postal, ville, pays, situation familiale, la qualité en entreprise (gérant, associé…), les apports (en numéraire, nature, ou nature et numéraire)…
Que ce soit dans une entreprise classique ou de portage salarial, la fiche de renseignement a une grande importance. C’est un document qui sert à détailler des informations, à passer un message, ou à expliquer un fait… Il est utilisé dans plusieurs enseignes, outre les entreprises classiques ou de portage salarial. Il sert de référence et de justificatif en même temps.
