Pour toute vente réalisée avec l’un de vos clients, le bon de commande est établi pour confirmer la transaction. Même si ce document n’est pas utilisé dans tous les métiers, il reste d’une importance capitale dans la bonne organisation d’une entreprise commerciale. Comment fonctionne un bon de commande et comment en dresser un ? Nous vous fournissons des éléments de réponses.
Bon de commande : définition et utilité
L’histoire du bon de commande remonte à il y a plusieurs décennies. Les représentants en tournée l’utilisaient déjà pour enregistrer les commandes, dans un carnet avec un double carboné. C’était un moyen pour eux de garder une trace écrite de chaque transaction effectuée avec le client, tout en remettant un reçu à celui-ci. Depuis le temps, les choses ont un peu évolué, mais pas complètement.
Même si le bon de commande s’est modernisé, il demeure un document essentiel permettant de faciliter la comptabilité et la gestion de l’entreprise. En effet, grâce à l’évolution des nouvelles technologies, le bon de commande traditionnel a cédé la place à une version moderne, sur format numérique (PDF plus régulièrement). Les grandes entreprises utilisent des ordres de commande, à travers un échange de données informatiques.
De par son utilité, il est facile de croire que le bon de commande est un document obligatoire pour une entreprise, à l’exemple d’une facture par exemple. Mais il n’en est rien. Même s’il vient confirmer la vente, celle-ci n’a pas forcément besoin de preuve écrite. Elle peut aussi bien demeurer orale à partir du moment où les termes de la vente ont été conclus à l’avance par les deux parties concernées.
Les grandes entreprises utilisent souvent ce document pour passer de grosses commandes. Mais vous comprenez qu’un simple vendeur de poireaux au marché du coin n’aura pas besoin de signer un bon de commande à chaque fois qu’il conclut une vente.
Théoriquement, un bon de commande permettra de fixer un cadre commercial et juridique spécifique à une vente donnée. Pour chacune des parties concernées par la vente, c’est un moyen de bien définir les termes de la vente. Ce document sera donc d’une grande utilité en cas d’un éventuel litige opposant le vendeur et l’acheteur. On parle ici de contrat synallagmatique, c’est-à-dire un contrat qui engage la responsabilité de chacune des parties. Le vendeur prend l’engagement de livrer le bien ou le service et l’acheteur quant à lui s’engage à recevoir la marchandise et à la payer.
En guise d’exemple, si vous souhaitez vendre une importante quantité de poireaux, cela ne se fera pas aussi simplement que sur la place du marché. Une vente aussi importante doit forcément laisser des traces. Étant donné que la marchandise est probablement stockée dans un entrepôt, de nombreux facteurs entrent en compte lors de la conclusion de la vente. Il faut prendre en compte le tonnage à l’unité près, le conditionnement de la marchandise, la date et le lieu de la livraison, les modes de règlements, les moyens et frais de transport, etc.
Comme vous pouvez le constater, le bon de commande est un document essentiel, bien que facultatif pour le fonctionnement de l’entreprise. Toutefois, pour qu’il soit valable et valide, un bon de commande doit respecter certaines normes.
Comment dresser un bon de commande ?
Si vous savez établir un devis alors il vous sera facile de dresser un bon de commande, car le principe est assez similaire. D’ailleurs, le devis fait souvent office de bon de commande, dans certains cas, à condition que toutes les conditions soient remplies.
De ce fait, le bon de commande en bonne et due forme doit fournir les renseignements suivants :
- Les informations de l’entreprise : nom, adresse exacte, numéro de Siret, ville d’attachement, etc.)
- Le nom, l’adresse et éventuellement le numéro de TVA intracommunautaire du client ;
- La date et le numéro de la commande ;
- Les informations en rapport avec la marchandise vendue : désignations prix, TVA et quantités exactes ;
- La date de livraison des biens ou des prestations vendus ;
- Le montant hors taxes et toutes taxes comprises ;
- Les conditions et modes de règlement ;
- Les frais et les modalités de transport de la marchandise ou alors des frais de déplacement dans le cadre d’une prestation de service ;
- Et éventuellement les termes et conditions généraux de la vente.
Un document qui fournit tous ces renseignements est considéré comme un bon de commande. Il faudrait tout de même prévoir un espace réservé pour la signature du client.
Si le bon de commande contient des conditions générales, elles peuvent figurer soit au dos du document ou alors en annexe. Si le bon est transmis en ligne, alors les conditions générales peuvent être consultées par le client via le site internet de l’entreprise. Signer les termes et conditions généraux de la vente est considéré une acceptation de la vente.
