La déclaration nominative sociale ou DNS a pour but de remplacer toutes les déclarations que les employeurs avaient pour habitude de transmettre aux organismes de la Sécurité sociale. Introduite en 2016 et généralisée à toutes les entreprises en janvier 2017, nous revenons sur la raison d’être de la déclaration nominative sociale, ses avantages et les nouvelles obligations qui en découle.
La déclaration nominative sociale, c’est quoi ?
Tout employeur est tenu de faire un certain nombre de déclarations à l’embauche d’un salarié. Parmi ces déclarations figurent :
- La déclaration à l’Urssaf
- Le tableau récapitulatif
- Les bordereaux récapitulatifs des cotisations
- Les déclarations de retraite
- Les déclarations de prévoyance
- Les déclarations en cas d’arrêt de travail
Mais depuis janvier 2016 et progressivement jusqu’à janvier 2017, la déclaration sociale nominative a remplacé l’ensemble de ces déclarations. Celle-ci a créé par la même occasion de nouvelles obligations pour l’employeur.
À noter : la déclaration nominative sociale est également un document qui sert à déclarer d’autres évènements de la vie de l’entreprise :
- Une fin de contrat de travail
- Un arrêt de travail
- Un congé parental
- Une reprise du travail
- La déclaration d’emploi des salariés handicapés
- L’édition des attestations employeurs pour Pôle emploi
Quels documents ont disparu au profit de la DNS ?
La réforme s’étant déroulée en 3 temps, à chaque phase la déclaration nominative sociale a remplacé des documents différents.
Phase 1 de la DNS
La déclaration nominative sociale a remplacé :
- L’attestation employeur
- L’attestation de salaire
- Les formulaires de radiation
- Les DMMO, déclarations des mouvements de main d’œuvre, pour les entreprises de plus de 50 salariés et les EMMO, enquêtes sur les mouvements de main d’œuvre, pour les entreprises de moins de 50 salariés
Phase 2 de la déclaration nominative sociale
La DNS prend alors aussi en compte :
- La déclaration unifiée des cotisations sociales (DUCS) à l’URSSAF
- Le bordereau et le tableau récapitulatif des cotisations URSSAF
- Le relevé mensuel des contrats de mission pour les sociétés d’intérim
Phase 3 de la déclaration nominative sociale
La dernière phase de finalisation de la nouvelle DNS a inclus :
- La déclaration des cotisations MSA (BVM, DTS) du secteur agricole
- Les déclarations pour la caisse nationale de compensation de Sécurité sociale des VRP
- Les autres déclarations unifiées des cotisations sociales (CI-BTP, prévoyance retraite…)
- La déclaration annuelle des données sociales unifiées
Pourquoi une déclaration sociale nominative sociale ?
L’objectif principal de la déclaration sociale nominative est de réduire, de simplifier et de rendre plus automatique la réalisation des différentes déclarations sociales. Pour les employeurs, c’est un gain de temps mais aussi une réduction des risques de contentieux avec les salariés et les organismes sociaux.
Pour les employés, cette modernisation a également un avantage. En effet, avec un seul document unique à remplir, les erreurs de saisie sont automatiquement diminuées. Par conséquent, les droits des salariés sont mieux protégés. La part de risque de perte de droits sociales pour cause d’erreur ou de fraude de l’employeur devient quasi nulle.
Il est également à noter que cette réforme met l’accent sur la volonté des institutions publiques de moderniser leurs prestations de services en opérant une dématérialisation de leurs processus. Elles en retirent aussi un bénéfice côté fraude car l’optimisation de leurs procédures permet de lutter plus facilement contre ce fléau.
La DNS est-elle obligatoire ?
Oui. La déclaration nominative sociale est, depuis janvier 2017, obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé relevant du régime général ou agricole. La déclaration doit d’ailleurs se faire mensuellement.
De plus, il faut savoir que si une entreprise n’effectue pas sa déclaration, celle-ci s’expose à des sanctions. Vous pouvez retrouver tout le détail des pénalités directement sur le site de l’URSSAF.
Quid de la déclaration nominative sociale pour les indépendants ?
Auparavant, les indépendants devaient remplir une DSI, soit la déclaration sociale des indépendants. Cette dernière servait de base de calcul pour leur cotisations sociales. Or depuis janvier 2021, la DSI a été supprimée pour les indépendants qui ne relève pas du régime micro-social. Maintenant, ils doivent remplir une déclaration fiscale professionnelle (formulaire 2042). Les impôts se chargent ensuite de transmettre les informations à l’URSSAF.
Pour les artistes, les exploitants agricoles et les auxiliaires médicaux, la mutation n’a pas encore eu lieu, elle sera effective en 2022 et 2023.
Les micro-entrepreneurs, eux, ne sont pas concernés par la DNS.
Déclaration nominative sociale, quelles sont les nouvelles obligations ?
La principale obligation a attrait aux informations transmises au Pôle emploi. La déclaration se fait maintenant mensuellement et doit comporter de nouvelles données relatives à la fin de contrat.
Comment faire sa DNS ?
L’entreprise peut réaliser sa déclaration nominative sociale ou bien le confier à une autre société mandatrice comme un cabinet d’experts-comptables. Pour les entreprises relevant du régime général, la déclaration se fait sur le site net-entreprise.fr. Pour les sociétés du secteur agricole, la DNS se fait sur le site de la MSA.
