À la suite d’une forte demande d’assistance administrative, les services de secrétariat sont de plus en plus requis. Par ailleurs, l’arrivée des outils informatiques et internet a engendré le télétravail qui permet aux secrétaires d’être indépendants.
Ainsi, ce statut leur permet de travailler à leur propre compte en proposant des prestations de secrétariat à distance et sur-mesure, en fonction des besoins des entreprises ou des particuliers qui les sollicitent. Plusieurs personnes rêvent de ce mode de travail, mais ne savent pas comment s’y prendre. C’est toujours mieux de savoir se lancer en étant bien préparé.
Compétences, qualités et formations requises
Le secrétariat à domicile nécessite un arc à plusieurs cordes. Un télésecrétaire doit être armé d’une grande polyvalence puisqu’il aura à travailler seul sur des missions très différentes et pour des clients variés. Il est donc obligatoire de faire preuve d’une grande conscience professionnelle pour traiter des données confidentielles en toute discrétion.
Pour être donc télésecrétaire, il est primordial d’avoir des compétences en marketing, en management et en gestion. Être organisé, méthodique et flexible, car les demandes des clients se feront souvent dans l’urgence. Par ailleurs, le télésecrétaire doit optimiser ses compétences en communication afin d’établir une bonne diplomatie entre ses clients et sa personne.
En effet, le métier de secrétaire indépendant oblige à être au contact des autres en permanence. Ce qui fait que le télésecrétaire doit avoir de bonnes qualités humaines et un très bon sens du relationnel. Cela lui accorde les capacités d’expression de la ou les langue (s) de l’entreprise à l’écrit afin de rédiger facilement les courriers administratifs, les rapports et répondre aux emails. De même, à l’oral, cela facilite une bonne connaissance des vocabulaires du secteur d’activités de l’entreprise.
Cependant, pour réussir dans le domaine du secrétariat à distance, il est juste recommandé d’avoir une expérience professionnelle et des connaissances de base du métier de secrétaire. Cela ne requiert pas forcément une formation ou un diplôme spécifique.
Toutefois, pensez à faire découvrir votre emplacement de travail aux entreprises par le biais d’une prospection physique. L’objectif sera de montrer que vous disposez des matériels pour gérer les tâches administratives. Pour cela, vous aurez besoin des outils de bureautique et d’informatique courants : ordinateur, connexion internet, ligne téléphonique.
Le choix d’un statut juridique
Pour vous lancer en mode freelance dans le domaine du secrétariat à distance, le processus de création passe obligatoirement par le choix d’un statut juridique. S’agissant de la question de la distance, l’activité de secrétaire à domicile est de nature libérale. Même si la création en micro entreprise est la solution glorieuse des acteurs du secrétariat externalisé, l’entreprise doit être enregistrée auprès des centres de formalité des entreprises.
L’exercice du métier de télésecrétaire se fait très souvent sous le couvert du statut de micro entreprise. Ce statut est parfaitement adapté aux activités nouvelles. Cependant, il y a d’autres statuts qui peuvent être utilisés :
- l’Entreprise individuelle (EI) : ce statut détermine les charges sociales partant des bénéfices. Ce qui crée une variation d’une année à une autre ;
- L’Entreprise individuelle à responsabilité limitée (EIRL) : c’est le statut le mieux adapté au secrétariat. Il protège le patrimoine personnel de l’entrepreneur;
- l’Entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL) : c’est au secrétaire indépendant de fixer sa rémunération qui servira de base pour le calcul des charges sociales ;
- La SASU (Société par actions simplifiée unipersonnelle): ce statut vous convient si vous souhaitez être une société unipersonnelle.
Ces statuts n’ont pas la même valeur relativement aux avantages et aux inconvénients qui sont attachés à chacun.
C’est pourquoi il est important de se faire accompagner par un professionnel afin de bien choisir. Cela vous permettra de trouver le statut juridique qui conviendra le mieux à votre activité.
Cependant, vous pouvez vous faciliter la vie en optant pour le portage salarial. Vous n’aurez pas à vous soucier des implications juridiques, fiscales, administratives ou fiscales de vos activités. La société de portage salarial va s’occuper de tout pendant que vous travaillerez à rechercher des clients et à exécuter des missions. Vous jouirez de tous les avantages liés au statut de salarié tout en travaillant de façon indépendante.
Trouver des clients et des opportunités d’embauche
La dernière étape pour faire développer votre activité : trouver des clients pour réaliser un bon chiffre d’affaires. C’est l’étape la plus difficile. Elle consiste pour le télésecrétaire à aller dénicher des dirigeants d’entreprises susceptibles d’avoir besoin de sous-traiter la gestion de leur service administratif. Vous avez le choix entre la prospection physique, le bouche-à-oreille et la communication via internet.
Grâce à l’apparition des nouvelles technologies de l’information et de la communication, la prospection via internet a pris une longueur d’avance sur les autres moyens de prospection disponibles. L’internet reste et demeure le moyen le plus simple et le plus rapide pour se rendre visible. À cet effet, il est d’abord important d’implémenter une stratégie de communication via la création d’un site internet disposant d’un bon référencement à l’échelle locale. Ensuite, il faut utiliser les réseaux sociaux pour identifier les professionnels qui publient fréquemment les offres d’emplois de télésecrétaire directement sur les réseaux. Cependant, il vous faut répondre aux demandes de façon spontanée, en proposant habilement vos services en tant que télésecrétaire. Cela nécessite une maîtrise absolue de votre présentation commerciale, de votre prestation de services ainsi que vos argumentaires de vente.
Vous pouvez aussi jouer la carte de la prospection physique qui consiste à créer une brochure de qualité présentant vos prestations. Cependant, une fois la mission décrochée, du premier contact à la réalisation du travail demandé, le respect de la confidentialité des éléments qui vous sont confiés reste de mise.
