Dans l’exercice de ses activités, le salarié peut être amené à effectuer certaines dépenses. Appelées note de frais ou encore frais professionnels, ces dépenses effectuées lui sont remboursées par l’entreprise à la suite de la production d’un justificatif. De quoi s’agit-il concrètement ? Quelles sont les conditions pour le remboursement de la note de frais ? Qu’en est-il du contrôle de la régularité ?
Ce que c’est qu’une note de frais
La note de frais est un document produit par le salarié et transmis à son employeur en guise de justification de dépenses effectuées en lien avec l’exercice des activités entrant dans le cadre de ses charges dans l’entreprise. Dans la pratique, le salarié remplit une fiche à laquelle il joint les pièces justificatives des dépenses engagées et qu’il transmet à son employeur. Cette transmission va lui permettre d’obtenir le remboursement de la note de frais. Cependant, il y a quelques conditions pour prétendre au remboursement de la note de frais. Généralement, sont considérés dans la note de frais, les frais engagés par le salarié pour son transport, son hébergement, sa restauration, sa communication, etc.
Les conditions du remboursement de la note de frais
Le salarié peut être tenté de faire rembourser par l’entreprise des frais personnels qui n’ont donc rien à avoir avec sa mission. Pour éviter ce type de situation, il y a certaines règles qui prévalent pour que le remboursement de la note de frais soit effectif. En effet, le salarié doit être en mesure de démontrer que les dépenses effectuées avaient un rapport direct avec l’exécution de sa mission ou que celles-ci étaient dans l’intérêt de l’entreprise. Si les dépenses sont bien justifiées, il obtient logiquement le remboursement de la note de frais.
Le remboursement de la note de frais est obligatoire pour l’employeur. Dans ces conditions, aucune disposition du contrat de travail ne peut indiquer une application contraire à ce principe. De telles dispositions seront considérées comme n’ayant jamais existé. Pour le remboursement de la note de frais, l’employeur peut s’en tenir exactement à la note de frais. Mais il peut aussi consentir pour un forfait. Mais dans le cas d’espèce, il faut que l’option choisie soit clairement mentionnée dans le contrat de travail.
Lorsque l’option choisie est le remboursement des frais réels, c’est en ce moment que le salarié doit présenter à l’entreprise le détail complet des dépenses effectuées dans l’intérêt de l’entreprise. Il veille à y joindre les justificatifs pour chaque dépense.
Dans le cas où le remboursement au forfait est indiqué dans le contrat de travail, le salarié n’aura pas besoin de fournir des justificatifs pour les dépenses effectuées. L’employeur n’aura pour responsabilité que de lui verser un forfait global. Cette option a pour avantage de permettre à l’entreprise la non-prise en charge des notes de frais de ses salariés.
Quel délai pour le remboursement ?
Il peut exister un délai dans lequel le salarié doit produire le détail de sa note de frais ainsi que les justificatifs des dépenses. C’est à l’entreprise de définir ce délai. Si le salarié ne s’y soumet pas, il perd le droit au remboursement de sa note de frais. Un arrêt rendu par la Chambre sociale de la Cour de cassation renseigne sur cette pratique.
Le contrôle de la régularité de la note de frais par l’URSSAF
La particularité avec la note de frais est qu’elle n’est pas assujettie aux charges sociales. En conséquence, pour veiller à éviter toute tentative de fraude aux charges sociales, l’Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales (URSSAF) procède à un contrôle de régularité des notes de frais au sein des entreprises. Lors de son contrôle, l’Urssaf se montrera très regardant sur les détails de la note de frais ainsi que chaque justificatif produit.
Il est donc important que la note de frais soit assez complète. Elle se présente généralement sous la forme d’un tableau avec les libellés tels que la date de la dépense, les détails de la dépense, le transport, la restauration, l’hébergement, autre et montant total. L’employeur est censé fournir la fiche pour fournir les informations concernant la note de frais.
La note de frais en portage salarial
Dans le portage salarial, la note de frais est désignée par frais professionnels. Il s’agit de frais engagés par le salarié porté dans l’optique de faire fonctionner son activité : les frais de bureau, les frais liés au site web, les frais de communication, etc. Ces frais ne sont pas soumis à l’impôt sur le revenu. Ils viennent augmenter le revenu du salarié porté en fin de mois. Mais l’Urssaf définit un plafond à ne pas franchir concernant la note de frais du salarié porté. Il est de 30 % du salaire brut.
