Les frais non refacturables sont en fait une catégorie des frais de gestion. Ce sont des sommes utilisées dans le cadre de l’exécution d’une mission ou d’une prestation, mais qui ne sont pas à la charge du client. En effet, les frais non refacturables ou frais de fonctionnement sont limités par l’URSSAF. Ils doivent être en dessous de 30% du salaire brut du consultant. En déterminant son chiffre d’affaires annuel, le salarié porté doit prévoir les frais de fonctionnement au risque de travailler à perte. Il peut, par exemple, faire des simulations sur les sites en ligne afin de trouver le montant qu’il faudra consacrer à ces frais.
Quels sont les éléments qui rentrent dans les frais refacturables ?
Comme frais non refacturable en portage salarial, on cite :
- Les frais de repas : ils peuvent être facturés sous forme de forfait
- Les frais kilométriques : ils sont estimés en fonction du barème de frais kilométrique et en fonction de la puissance du véhicule.
- Les frais de stationnement
- Les frais de transport : métro, taxi, bus, avion, train, péage…
- Les frais d’hébergement de votre site web, nom du domaine…
- Les frais de communication : publicité, salon, adhésion professionnelle
- Les logiciels et équipements informatiques
- Les frais de connexion internet
- Les invitations des clients au restaurant
- Les frais d’appel téléphonique d’une hauteur de 90% du montant TTC
- Les frais de bureau : livres professionnels, cartouche d’encre, timbres…
- Les frais d’achat et d’entretien des outils de travail.
Les frais non refacturables sont-ils remboursés au salarié porté ?
Le remboursement des frais non refacturable est fonction du type d’entreprise de portage salarial et des clauses contractuelles. Certaines entreprises peuvent prendre les frais de fonctionnement du salarié en charge, et d’autres le font en partie. C’est pourquoi il est vivement conseillé au salarié porté de bien analyser le montant des frais de fonctionnement avant de s’engager dans une mission de portage salarial.
Quelle est la démarche à utiliser par le salarié porté pour demander le remboursement des frais non refacturables ?
Pour obtenir le remboursement des frais de fonctionnement, le salarié porté doit présenter des justificatifs. Les frais kilométriques, par exemple, sont régis par la convention collective de portage salarial. Il concerne les déplacements en voiture, ou tout autre véhicule. Les justificatifs serviront de preuve que le salarié porté a bel et bien engagé une dépense.
Veuillez noter que les frais non refacturables sont le contraire des frais refacturables. Car les frais refacturables sont à la charge du client. Elles touchent les dépenses qui ont été engagées pour la réalisation des missions. Il s’agit entre autres les frais d’hébergement dans un hôtel, les frais de repas, les frais de transport. Bref, les frais refacturable ou frais de mission concernent toutes les dépenses qui serviront à la réalisation des prestations attendues par le client. L’entreprise cliente devra alors les prendre en charge.
Au même titre que les frais non refacturables, les frais refacturables devront être justifiés. Le salarié porté devra aussi présenter les factures des dépenses engagées pour l’exécution de sa mission.
Il en ressort de cette analyse que les frais non refacturables ne sont pas à la charge du client, même si elles conduisent à l’exécution des prestations. Cette mesure reste critiquée par bon nombre de personnes qui exercent en portage salarial. Elles estiment qu’il serait préférable que, pour une mission qui a déjà été concluante, toutes les dépenses engagées soient refacturées au client. Car il s’agit des moyens sans lesquels la mission ne peut aboutir. Sous un autre angle, on se rend compte que les frais non refacturables peuvent se retrouver dans la catégorie des frais refacturables. C’est justement le cas des frais de repas, les frais de transport… Ce qui prête parfois à confusion. De plus, si les dépenses ont été initiées avant la signature du contrat comme les frais de prospection, les frais de communication, il est tout à fait normal que les entreprises de portage salarial les prennent en charge. Devoir les régler en partie pourrait être préjudiciable pour le salarié porté. Nous estimons que si le consultant dispose de toutes les factures qui justifient les dépenses qu’il a initiées pendant la mission qui lui a été confiée, c’est une raison valable pour obtenir le remboursement total de l’entreprise de portage salarial.
