Achat de matériel jusqu’à 500 €, fournitures diverses, déplacements professionnels… Le portage salarial vous permet de concilier une autonomie totale avec le remboursement de nombreux frais professionnels. Quelles sont les conditions à remplir pour bénéficier d’une prise en charge de vos dépenses en cours de mission ? Le point complet avec CEGELEM.
Frais professionnels du salarié porté : de quoi s’agit-il ?
Les frais professionnels désignent l’ensemble des dépenses engagées par un salarié dans le cadre de son activité. Il peut s’agir de frais nécessaires à la réalisation d’une mission, à la poursuite d’un projet, au bon fonctionnement de l’activité… En portage salarial, deux catégories de frais sont à distinguer :
- Les frais de mission, ou « frais refacturés », couvrent les dépenses liées à l’exécution d’une prestation pour un client. Déplacements en train, indemnités kilométriques, transports urbains, hébergement, repas… Ils sont négociés en amont de la mission. Ils font l’objet d’un remboursement intégral par la société de portage, sur la production de justificatifs.
- Les frais de fonctionnement, ou « frais non refacturés », ne sont pas pris en charge par le client. Ils concernent néanmoins des dépenses utiles, voire indispensables à l’exercice de l’activité : matériel informatique, petites fournitures, déplacements professionnels… Ils sont aussi remboursables sur justificatifs.
Dans les deux cas, le remboursement des frais professionnels en portage n’est intégré ni au calcul du salaire, ni soumis aux frais de gestion. Il ne donne pas lieu à impôt sur le revenu ou cotisations sociales.
Quels sont les frais remboursables en portage salarial ?
La nature des frais de mission échappe à toute contrainte, sous réserve d’un accord préalable avec l’entreprise cliente.
Le remboursement des frais de fonctionnement dépend en revanche des dispositions du contrat conclu entre le salarié et sa société de portage. Les conditions peuvent varier d’une entreprise à une autre :
- La plupart du temps, les petites fournitures du salarié sont prises en compte : papeterie, cartouches d’encre, mobilier de bureau…
- L’achat de matériel informatique entre aussi dans le cadre, sous condition d’une utilisation limitée au cadre professionnel.
- Les frais numériques peuvent faire l’objet d’un remboursement : hébergement du site professionnel, logiciels de travail, abonnement Microsoft Office…
Les frais de prospection et de communication sont eux aussi déductibles. Cela inclut, par exemple, les frais d’inscription à un salon professionnel, les campagnes publicitaires en ligne destinées à développer l’activité…
La prise en charge des repas, des transports, du stationnement est plus variable. Elle dépend de la politique interne de l’entreprise de portage. Un abonnement de transport ou un forfait peuvent être remboursés. Certaines sociétés appliquent un forfait repas journalier, un barème kilométrique…
Bon à savoir – Frais professionnels en portage salarial : que dit l’Urssaf ?
Selon une pratique constante de l’administration, le montant des frais de fonctionnement ne peut excéder 30 % du salaire brut versé. Le seuil doit vous inciter à anticiper vos achats et à les répartir dans le temps, afin d’optimiser leur prise en charge.
Comment déclarer des frais professionnels en portage salarial ?
La déclaration des frais de portage salarial s’effectue selon les procédures internes propres à chaque société de gestion. En général, elle suppose la rédaction d’une note de frais. Le document, à compléter par le salarié porté, précise la nature de chaque dépense :
- Montant de la dépense.
- Catégorie de frais.
De nombreuses entreprises de portage ont désormais recours à des plateformes numériques ou à des applications mobiles afin de fluidifier la démarche. Dans tous les cas, la règle reste inchangée : chaque dépense est à justifier. Sans preuve d’achat ou de paiement, aucun remboursement ne peut être accordé.
Les frais de mission obéissent aux mêmes exigences. Sauf accord préalable du client sur une indemnité forfaitaire, le remboursement repose sur la présentation de justificatifs. Billets de train, factures d’hôtel, tickets de restaurant…
La gestion rigoureuse des frais professionnels est la clé de l’optimisation de la rémunération d’un salarié porté. La connaissance des règles applicables, le respect des plafonds et la production des justificatifs vous assurent un remboursement fluide !
Les 3 points clés à retenir :
- Les frais professionnels en portage salarial se divisent en frais de mission et de fonctionnement.
- Les frais de fonctionnement ne devraient jamais dépasser 30 % de votre salaire brut mensuel.
- Chaque dépense doit être justifiée avant remboursement par l’entreprise de portage.