L’Extranet est un réseau qui assure une télécommunication entre les membres d’un groupe. Il est utilisé dans les entreprises pour favoriser la gestion des salariés et une communication effective à distance. Il permet également aux entreprises d’échanger des informations avec leurs partenaires, leurs clients et leurs collaborateurs qui se trouvent dans une autre localité. Les membres du réseau Extranet de l’entreprise pourront discuter via leur PC, Smartphone, tablette… Ils devront juste entrer leur identifiant et leur mot de passe pour accéder à l’interface du réseau et aux services de la plateforme collaborative.
Quelles différences avec Internet et Intranet ?
Si l’Extranet connecte les membres d’un groupe déterminé, l’Internet a, lui, une vocation mondiale. Développé à partir de 1983, Internet repose sur un réseau mondial d’infrastructures de communication. Grâce à Internet, les utilisateurs d’une box ont accès, via un ordinateur, une tablette ou un Smartphone©, à de multiples services hébergés sur les serveurs publics et privés du réseau. Internet donne accès au Web, permet le transfert de fichiers, l’échange de courrier électronique et la messagerie instantanée.
L’intranet quant à lui permet de connecter seulement les membres ou les participants internes d’une entreprise. Il n’est accessible qu’à un seul endroit. L’Intranet est conçu pour offrir un haut niveau de sécurité et de résistance face aux cyberattaques. L’Extranet a, lui, l’avantage d’être accessible depuis plusieurs sites.
Quelle sécurité pour un réseau Extranet ?
L’employeur doit prendre toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité de son Extranet. Car il s’agit de protéger toutes les informations de l’entreprise. Pour ce faire, il faudra commencer par sécuriser l’accès à l’interface du réseau, de même que les identifiants. En plus de cela, il existe deux niveaux de sécurité pour la connexion sur Extranet, à savoir l’authentification simple qui permet de créer un identifiant et un mot de passe pour chaque utilisateur, et l’authentification forte qui consiste à mettre en place un certificat. Pour empêcher le trafic de données, il est recommandé d’utiliser le protocole de sécurité HTTPS. En outre, les entreprises pourront utiliser un pare-feu pour empêcher les personnes non autorisées d’avoir les informations visibles sur Extranet.
Dans quels autres cas est-il nécessaire d’utiliser ce type de réseau ?
L’Extranet peut être utilisé pour des missions de télétravail. Une entreprise qui confie par exemple une tâche à réaliser à domicile pourra s’en servir pour transmettre les informations nécessaires au salarié afin qu’il puisse réaliser sa mission dans les meilleures conditions. Ainsi, l’Extranet remplace les mailings et tout ce qui devait être transmis en papiers. Il sera d’une grande utilité pour les entreprises qui ont des partenariats commerciaux. Une entreprise et sa succursale pourront également se servir d’un Extranet pour communiquer. Quelques exemples d’Extranet :
- European Network Exchange (ENX): permet et sécurise les échanges entre constructeurs automobiles et sous-traitants.
- Maxiroom: est conçu pour optimiser l’utilisation de la plateformeHotelbeds pour maximiser leurs réservations.
- Largo : donne accès aux professionnels français, belges et suisses au stock de Smartphones reconditionnés de la société et permet la commande en ligne.
- Cohor: En développement, il doit permettre aux compagnies aériennes de réserver des créneaux horaires dans le respect des ressources des 120 plus importants aéroports européens.
- Connect : Développé par Mondial Relay, il permet de créer des expéditions et de les suivre pour toutes les destinations.
Comment s’utilise l’Extranet ?
L’Extranet peut être utilisé de plusieurs façons. Il peut par exemple servir pour la transmission des données comme les factures, les documents administratifs, les bons de commande. Les demandes transférées sur Extranet pourront être traitées dans les meilleurs délais sans avoir à recourir à une saisie manuelle. Les entreprises pourront également utiliser l’Extranet pour la mise à jour des données et les mettre à disposition des utilisateurs. De plus, il permettra de coopérer avec des partenaires par le biais des logiciels ou des applications qu’il intègre. En outre, l’Extranet peut être utilisé pour partager les programmes de formation ou transmettre des connaissances sur de nouvelles applications ou logiciel disponibles sur le réseau. Il sera un moyen efficace pour véhiculer les informations ou les faits actuels.
Comment fonctionne le réseau Extranet ?
Sur Extranet, la communication s’effectue grâce à 500 protocoles réseau. Ce sont ces protocoles qui déterminent les règles et le format de communication. Sa base d’échange de données est composée de l’Internet Protocole (IP) et le TCP (Transmission Control Protocol) qui signifie le Protocole de Contrôle de Transmission.
Dés sa création, un Extranet doit inclure des mesures permettant le respect du RGPD (Règlement Général de Protection des Données). Ce texte réglementaire européen encadre le traitement des données personnelles. Lorsque son utilisation implique le traitement de données sensibles, la double authentification s’impose. Cette précaution permet de protéger efficacement tous les collaborateurs et les partenaires utilisateurs.
Les avantages et les inconvénients de l’Extranet
Application métier, l’Extranet a comme toute solution des avantages et ses inconvénients. Nous les avons synthétisés pour vous :
EXTRANET | |
Avantages | Inconvénients |
Facilité d’accès | Coût du développement |
Absence de logiciel à télécharger | Difficulté à former à son utilisation des personnes extérieures à l’entreprise (partenaires) |
Facilite l’échange de données | Obligation de résultats (l’Extranet est le reflet de l’entreprise) |
Sécurise les échanges | Exposition plus grande aux cyberattaques qu’avec l’Intranet |
Augmente la productivité | |
Améliore la coordination avec les partenaires | |
Accélération des process | |
Améliore la collaboration et la gestion de projet | |
Offre une solution de transaction sécurisée | |
Vous le constatez, les avantages de l’Extranet l’emportent nettement sur ces inconvénients. Pour autant, ses limites ne doivent pas être ignorées. Le choix entre Intranet et Extranet est souvent stratégique. La décision de développer un systèmeExtranet doit s’accompagner de la volonté d’investissement nécessaire à la création d’une interface de grande qualité et totalement fiable.
Pour quelles entreprises ?
L’Extranet s’impose comme une solution pertinente pour les entreprises déployées sur plusieurs sites ou en lien avec de nombreux partenaires. Ce type de réseau s’adresse aussi à celle qui s’appuie sur l’économie digitale et le télétravail. Les collaborateurs peuvent se connecter là où ils se trouvent pour accomplir leurs tâches ou interagir entre eux. L’Extranet offre aussi une solution efficace pour les entreprises soucieuses d’optimiser l’organisation de leurs employés et leur logistique externe.
Les sociétés utilisant actuellement Workplace, l’outillogiciel collaboratif en ligne de Meta Plaforms, ont tout intérêt à songer, elles aussi, à une alternative. Le 14 mai 2024, Meta a annoncé la fin de Workplace pour 2026.
Dans les faits, l’Extranet est aujourd’hui plébiscité par de nombreux secteurs. Il est particulièrement présent pour les systèmes d’achat en ligne, les supermarchés, les compagnies aériennes et le système bancaire.
Comment le créer ?
Pour créer un réseau Extranet, vous pouvez vous appesantir sur deux types portails à savoir : le portail orienté processus et le portail entreprise. Le portail orienté processus peut être créé par des applications ou logiciels distincts. Il est généralement utilisé pour la gestion des calculs des frais de déplacement, la gestion des commandes… Le portail entreprise est la fusion de plusieurs applications sur une seule interface. D’autres applications différentes pourront également être intégrées. Dans ce cas, seule une identification permettra aux utilisateurs d’y accéder. Pas besoin d’un système d’identification pour chacune des applications.
Qu’en est-il de ce type de réseau dans une entreprise de portage salarial ?
Les entreprises de portage salarial utilisent aussi le réseau Extranet pour communiquer avec les salariés portés et les clients. Il permet de gérer les factures, les statistiques, les documents, les fiches de paie… Tout comme dans les entreprises classiques, l’Extranet en portage salarial assure la transmission des informations et des données, facilite la coopération entre les collaborateurs. Cependant, un espace de portage appelé ABC a été créé pour communiquer avec les entreprises de portage salarial et les consultants portés par le biais de l’Extranet. C’est une communauté où s’effectuent des échanges de divers ordres : formation, e-learning, les opportunités de business, les offres de mission…
Pour le salarié porté, les avantages de l’Extranet sont évidents. Celui-ci peut reste connecter à sa société de portage à chaque instant et partout où il se trouve. Il lui suffit de disposer d’une connexion internet pour consulter son espace et accéder à tous les documents et outils proposés par la société de portage. L’Extranet facilite notamment la transmission de son Compte Rendu d’Activité, la consultation de ses bulletins de salaire, la gestion de ses frais professionnels et la consultation des missions disponibles.
