Les indemnités de repas sont exonérées de charges sociales. Cependant, les mesures du 25 juin 2021 ont apporté quelques restrictions.
Indemnités de repas : exonération des charges sociales sous conditions
Les frais de repas ne sont généralement pas soumis aux cotisations sociales pour les salariés. Mais l’évaluation forfaitaire varie selon la situation : déplacement professionnel, repas dans les locaux de l’entreprise ou sur des chantiers.
Depuis le 25 juin 2021, de nouvelles règles s’appliquent concernant l’exonération des charges sociales sur les indemnités repas. Ces règles ont été précisées par le Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale (BOSS) afin de lutter contre les abus en matière de repas d’affaires.
Quelles sont ces nouvelles mesures et quels changements impliquent-elles pour les salariés ? Lisez cet article pour en savoir plus.
Frais de repas : exemption de charges sociales
Pour un salarié, le remboursement des frais de repas est exonéré de cotisations sociales dans le cas d’un déplacement professionnel ou d’une contrainte de prendre ses repas sur son lieu de travail.
En cas de repas pris au restaurant, l’employeur a l’obligation d’apporter une preuve que le salarié était contraint de prendre son repas au restaurant. Dans le cas où il prendrait son repas dans sa voiture, le BOSS applique la limite des repas pris hors des locaux de l’entreprise.
Depuis le 1er avril 2021, les dépenses liées aux repas d’affaires sont désormais des frais professionnels. Ils sont donc exclus de l’assiette des cotisations sous les conditions suivantes :
- Les dépenses ne sont pas régulières et ont un caractère exceptionnel,
- Les dépenses sont effectuées uniquement dans l’intérêt de l’entreprise,
- Les dépenses sont justifiées par des pièces comptables.
Frais de repas : quels changements avec les mesures 2021 ?
C’est le 25 juin 2021 que le BOSS apporte plus de précisions concernant les abus manifestes. En effet, il n’y a pas d’abus manifeste si la fréquence de repas d’affaires du salarié n’excède pas un repas par semaine, ou cinq repas par mois.
Si ce chiffre est dépassé, les repas d’affaires ne sont plus considérés comme des frais professionnels, mais comme des avantages en nature.
Les pièces comptables doivent inclure le montant des dépenses supportées par le salarié, le détail des personnes qui ont participé au repas d’affaires, ainsi qu’une preuve que le repas a vraiment eu lieu.
Les frais professionnels en portage salarial
L’un des gros avantages du portage salarial, c’est le statut de salarié des consultants portés. Ce statut juridique avantageux implique également le remboursement des frais professionnels, réel avantage par rapport au statut de micro-entreprise. En effet, pour ce dernier, aucun remboursement n’est possible, peu importe le type de dépenses.
En portage salarial, les frais professionnels peuvent être remboursés par le client. Dans ce cas, il s’agit de frais professionnels de mission. D’autre part, si les frais ne sont pas refacturés à votre client, l’entreprise de portage peut vous rembourser ces frais : ce sont les frais professionnels de fonctionnement.
Un salarié porté peut, à l’inverse d’un salarié classique, optimiser ses revenus en faisant passer certaines dépenses en frais professionnels de fonctionnement. Le remboursement augmente donc le revenu net du consultant porté, puisqu’il ne constitue pas du salaire.
Il existe trois conditions pour se faire rembourser des frais professionnels en portage salarial :
- Le montant total mensuel du remboursement des frais ne doit pas excéder 30 % du chiffre d’affaires HT,
- Les dépenses engagées doivent être en lien direct avec l’activité professionnelle du salarié porté,
- La date d’engagement doit correspondre à une journée travaillée.
Les frais de repas, ou frais professionnels de nourriture, font également partie de ces frais professionnels, à partir du moment où le consultant porté peut justifier que ces dépenses sont liées à son activité : un repas avec un client par exemple.
Des règles plus strictes concernant les repas d’affaires
Depuis la mise à jour du 25 juin 2021, les conditions se sont endurcies concernant les repas d’affaires. Et ces nouvelles mesures s’appliquent également aux salariés portés, qui sont soumis aux mêmes règles que les salariés d’entreprise classique.
Les restrictions sont ainsi identiques et applicables pour tous :
- Caractère ponctuel et limité en nombre, les dépenses doivent être exceptionnelles,
- Absence d’abus manifeste,
- Justification par des pièces comptables, attestant du montant dépensé et de la qualité des participants au repas.
Malgré tout, si toutes les conditions sont respectées, il est encore une fois plus avantageux pour un indépendant de choisir l’option du portage salarial. Ainsi, il a la possibilité de se faire rembourser ses frais professionnels, chose impossible avec les autres statuts juridiques.
