Les frais refacturables : que faut-il savoir ?

Les frais refacturables sont régis par la réglementation de l’article 267 du code des impôts. Ils correspondent à l’ensemble des dépenses engagées par le prestataire lors d’une vente d’article ou d’une prestation commerciale. Ces dépenses sont facturées par la suite au client qui devra alors les rembourser. Veuillez noter que les frais refacturables sont différents des débours, car ces derniers représentent les dépenses effectuées par le fournisseur au nom du client. Les frais refacturables englobent les frais de logement (le paiement de la chambre d’hôtel, des repas), de déplacements (billet d’avion, transport en commun ou voiture de location), les frais de restauration et même les salaires des employés en détachement. La dépense engagée par l’entreprise prestataire représente une charge. Et la facturation de cette charge est soumise à la TVA imposable à l’IR et à l’IS. Dans le remboursement des frais refacturables, c’est le fournisseur qui supporte les frais hors taxe. Le principe de la refacturation est le suivant : une facture initiale est faite au nom du fournisseur et le remboursement suit par l’émission d’une deuxième facture adressée au client. D’où l’expression « refacturable ». L’envoi de la deuxième facture (appelée facture de vente) au client peut se faire en y associant les pièces justifiant les achats. Mais cette alternative reste facultative.

La refacturation des frais : comment ça marche ?

Pour refacturer des frais, trois alternatives peuvent être envisagées.

  • La refacturation forfaitaire, qui est la moins utilisée ;
  • La refacturation par addition de la TVA ;
  • La refacturation sans TVA.

Actuellement, beaucoup d’entreprises ne sont plus sous le contrôle de la TVA. C’est donc un avantage pour les fournisseurs d’utiliser la refacturation sans TVA. L’entreprise cliente aura des conditions à remplir pour bénéficier de ce type de refacturation. Il faudra au préalable que la première facture soit sur le compte du client et que cette facture mentionne les prix exacts déboursés. Ensuite le client devra soumettre ses comptes clients à un contrôle, puis justifier ses dépenses devant la direction fiscale. Pour se rassurer que les frais refacturés sont exempts de TVA, les clients doivent préalablement signer un mandat donné par le fournisseur. La comptabilité des frais remboursés sera la même, qu’il s’agisse d’une refacturation avec ou sans TVA, car la TVA sera ajoutée après les calculs. Lorsqu’il s’agit des frais refacturés sans TVA, les charges entre les deux comptes sont équilibrées et il n’y’a pas de fluctuation sur le chiffre d’affaires.

Chaque fois qu’une vente ou une prestation est facturée, les frais déboursés pour celle-ci sont comptabilisés dans le compte de charge (compte 6) tandis que la refacturation des frais se fait dans un compte de catégorie 7. La séparation des comptes permet d’éviter que la marge de commercialisation à déterminer soit erronée. La refacturation vient créer une différence significative entre les frais de la première facture et ceux de la deuxième. L’obtention d’une marge positive est la preuve que le fournisseur a un bénéfice sur la refacturation. Ceci dit, la marge ne doit pas être trop élevée au risque de donner lieu à une refacturation excessive. Si elle est plutôt négative, le fournisseur devra encore refacturer les frais.

Les frais refacturables en portage salarial : quel est l’essentiel à retenir ?

Les frais refacturables sont des dépenses d’ordre professionnel, déboursées au moment de l’exécution d’une prestation. Ce sont des sommes payées par le consultant ou le salarié porté pour des besoins de logement, de repas, de transport et même les frais liés aux achats de fournitures pour le compte de la mission. Il est à noter que les frais de prospection ne sont pas des frais refacturés. Le client a la responsabilité de rembourser ces frais au consultant ou au salarié porté. C’est pour cette raison qu’il serait judicieux de négocier leur paiement au moment de la conclusion du contrat de mission en portage salarial. Cette négociation se fait entre l’entreprise de portage salarial et le client. L’auto-entrepreneur, quant à lui, devra s’en charger lui-même. S’il arrive que le client ne veuille pas prendre en compte certains frais refacturables lors de la négociation du contrat, l’entreprise de portage peut décider de les rembourser et de les faire passer en frais non refacturables. À la différence des frais de fonctionnement, les frais refacturables en portage salarial ne sont pas plafonnés et ne sont pas liés au chiffre d’affaires. Comme pour les salariés classiques, ce sont des dépenses non limitées qui sont données en complément du salaire et ne sont donc pas comptées dans les frais sociaux ni fiscaux.

 

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