FRAIS REFACTURABLES

Ce sont des frais professionnels qui sont payés par le client. Il est préférable de négocier la facturation de ces frais avant d’entamer la mission. Sinon, ils peuvent ne pas être directement introduits sur la facture de la mission. Dans cette rubrique, on distingue les frais de logement, de déplacement.

Lors de la réalisation de vos missions, il vous arrive de devoir payer des frais connexes à l’exécution de votre prestation ? Ces dépenses engagées sont indispensables et vous souhaitez les facturer à votre client final ? C’est tout à fait possible mais il faut suivre un process bien particulier, notamment au niveau de la gestion comptable de ces frais refacturables. Explications.

Définition des frais refacturables

Les frais refacturables sont régis par la réglementation de l’article 267 du code des impôts. Ils correspondent à l’ensemble des dépenses engagées par le prestataire lors d’une vente d’article(s) ou d’une prestation commerciale. Ces dépenses sont facturées par la suite au client qui devra alors les rembourser. Veuillez noter que les frais refacturables sont différents des débours, car ces derniers représentent les dépenses effectuées par le fournisseur pour le compte de son client. D’ailleurs, la facture est établie au nom du client directement et ne fait donc pas partie du chiffre d’affaires du prestataire.

Les frais refacturables englobent les frais de logement (le paiement de la chambre d’hôtel, des repas), de déplacements (billet d’avion, transport en commun ou voiture de location), les frais de restauration et même les salaires des employés en détachement.

 

Quid de la TVA avec les frais refacturables ?

Sauf dans le cas où le prestataire n’y est pas assujetti (comme autorisé par le statut micro-entrepreneur par exemple), la TVA des frais refacturables est aussi remboursée par le client final. Concrètement, si la TVA n’est pas récupérable, le fournisseur refacture les montants des frais engagés TTC. Si elle est récupérable, c’est le montant HT qui est pris en compte dans la refacturation des frais.

 

Quel process suivre pour la refacturation des frais ?

Deux solutions sont possibles pour se faire rembourser les frais refacturables. On peut, au choix :

  • Intégrer la refacturation des frais directement dans la facture finale envoyée au client
  • Préparer une facture séparée uniquement pour les frais refacturables

Notez que les frais refacturables peuvent être présentés sous forme de forfait mais cette démarche n’est pas couramment utilisée.

Dans tous les cas, c’est bien le fournisseur ou le prestataire qui supporte en premier lieu ces frais. Il paie d’abord les factures liées aux frais annexes à sa mission, puis il les refacture à son client. Il est possible de joindre à la refacturation des frais les justificatifs prouvant les dépenses engagées mais ce n’est pas obligatoire.

 

Comment les frais refacturables sont-ils comptabilisés ?

La refacturation des frais suit un traitement comptable différent de la facturation des produits et prestations de service classiques. Les frais refacturables sont comptabilisés dans la partie 7 « Produits des activités annexes ». Ils sont mis à part de la classe 6, dédiée à la vente de produits ou de prestations de services, afin de ne pas fausser le calcul des marges. De plus, cette séparation permet de suivre correctement la refacturation des frais et ainsi de vérifier le niveau de marge :

  • Si l’écart est positif, cela signifie que le consultant (ou l’entreprise) a généré des bénéfices sur les frais refacturables ou bien qu’il en a trop facturé.
  • Si l’écart est négatif, dans ce cas, la refacturation des frais n’est sans doute pas assez élevée et d’autres coûts devront être facturés au client lors d’une prochaine commande.

Bien sûr la marge entre la première et la deuxième facture ne doit pas être trop élevée au risque d’être désignée comme une refacturation excessive.

 

Refacturation des frais sans contrôle de TVA

Puisque beaucoup d’entreprises ne sont plus soumises au contrôle de TVA, certaines d’entre elles utilisent le système de refacturation des frais sans TVA. Pour ce faire, le client final doit d’abord signer un mandat que son fournisseur ou prestataire lui a fourni. Sur la première facture, le montant des frais refacturables est mentionné. Puis, le client devra soumettre ses comptes et les justifier devant une administration fiscale. D’ailleurs, la méthode comptable est la même que l’on déclare des frais refacturables avec ou sans TVA.

 

Frais refacturables et portage salarial

La refacturation des frais en portage salarial est un point de négociation à ne pas oublier de traiter lors de la conclusion d’un contrat commercial. En effet, l’entreprise cliente n’est pas obligée de supporter les dépenses engagées par l’indépendant, ou salarié porté, lors de l’exécution de sa mission. Il convient donc de négocier leur remboursement avant de signer le contrat de prestation de services. C’est notamment la société de portage qui s’en charge pour le compte de son salarié porté.

Sachez toutefois que l’entreprise de portage salarial peut accepter de prendre en charge ces frais à la place du client. Dans ce cas, elle les fait passer comme « frais non refacturables ». Ces derniers sont différents des coûts de fonctionnement liés au portage salarial. Ils ne sont cependant pas plafonnés et sont désignés comme complément de salaire, c’est-à-dire non comptabilisés dans les frais sociaux ou fiscaux.