FRAIS PROFESSIONNEL

C’est une dépense effectuée en portage salarial par l’employé. La somme provient de son actif et est déboursée pour l’aider dans l’exercice de son activité. Cette dépense doit être remboursée par l’entreprise, du moment où cet employé possède une note de frais qui justifie son achat.

Les frais professionnels correspondent aux sommes engagées par un salarié dans l’exercice de ses fonctions. Puisque ces dépenses sont indispensables au bon déroulement de ses missions, il semble logique qu’elles soient ensuite remboursées aux salariés. Mais sous quelle forme ? Tous les frais professionnels sont-ils remboursables ? Et qu’en est-il des indépendants en portage salarial ?

Que désigne-t-on par frais professionnels ?

De nombreux frais professionnels sont inhérents à l’exercice d’un métier, ils peuvent être de natures diverses, voici quelques exemples :

  • Frais de restauration
  • Frais kilométriques
  • Frais d’habillage pour certaines professions
  • Frais d’équipements et fournitures (notamment informatique)
  • Frais de déplacement
  • Frais de transport
  • Frais liés à une mobilité (mutation)
  • Frais de télétravail

C’est l’employeur qui se charge de procéder aux remboursements des sommes engagées par le salarié. Par ailleurs, ces frais ne sont pas imposables ni soumis à des cotisations sociales. Sachez tout de même que des plafonds d’exonération existent pour le remboursement des frais professionnels au forfait. Au-delà de ces seuils, des cotisations seront à payer.

Quelles conditions remplir pour se faire rembourser les frais professionnels ?

Même si le salarié engage des dépenses personnelles pendant ses heures de travail, ces dernières ne seront pas considérées comme frais professionnels. Pour obtenir un remboursement, certains critères sont à respecter :

  • Les frais doivent être strictement professionnels (les dépenses d’ordre mixte personnel et professionnel ne sont généralement pas remboursables).
  • Il est nécessaire de fournir des justificatifs de paiement comportant le montant et la date des frais professionnels engagés.
  • La dépense doit survenir dans l’année pendant laquelle le travailleur perçoit un salaire.
  • L’entreprise doit avoir préalablement confirmé qu’elle remboursera bien ces dépenses.

Comment les frais professionnels sont-ils remboursés au salarié ?

Les frais professionnels sont remboursés au salarié selon trois méthodes : la méthode basée sur le remboursement des frais réellement dépensés, la méthode forfaitaire et la méthode par déduction forfaitaire (l’utilité de cette méthode n’est disponible que pour une catégorie de profession). Cette dernière méthode vise à retirer une somme déjà fixée sur un salaire soumis aux cotisations.

La méthode de remboursement des frais réellement déboursés se fait sans plafonds préétabli. Lorsque le document justificatif est présenté, l’entreprise restitue la somme exacte donnée sur le document. Retenez que tous les frais professionnels ne peuvent pas être indemnisés de la même manière.

Le remboursement des frais professionnels par allocation forfaitaire

Voici tout d’abord la liste des frais professionnels concernés par cette méthode remboursement, il s’agit :

  • Des indemnités kilométriques pour les salariés qui utilisent leur véhicule professionnel pour leur déplacement.
  • Des frais de restauration (que ce soit des repas pris au restaurant d’entreprise, à l’extérieur lors d’un déplacement ou non)
  • Des frais de déplacement à l’étranger ou en Outre-mer
  • Des frais de mobilité professionnelle (pour couvrir les dépenses d’hébergement et de restauration avant de trouver un logement définitif ou bien pour payer les frais d’installation dans une autre ville)

Il est à noter que ces remboursements de frais professionnels ne peuvent pas s’appliquer si le bénéficiaire est un dirigeant qui profite du régime social des travailleurs non salariés. Pour eux, c’est la méthode de remboursement au réel qui s’applique.

Le remboursement des frais professionnels réellement dépensés

De nouveau, cette méthode de remboursement ne concerne qu’une certaine typologie de dépenses. Il doit s’agir par exemple :

  • Des frais professionnels engagés par un salarié que ce soit sur son lieu de travail ou en home office
  • Des sommes engagées pour l’achat de matériel numérique et informatique indispensables à l’exercice de son activité
  • Des dépenses lors d’une mobilité qu’elle soit à court, moyen ou long terme en France, en Outre-mer ou à l’étranger

Sur la fourniture de justificatifs, le remboursement au réel n’est pas soumis à une limite de plafond pour l’exonération de cotisations.

Quid du remboursement des frais professionnels en portage salarial ?

En portage salarial, il y a 2 types de frais : les frais de gestion et les frais professionnels. Les deux ne sont pas à confondre. Le coût du portage salarial concerne les frais administratifs, d’assurance ou d’accompagnement, c’est-à-dire les sommes que devra verser le salarié porté à son entreprise de portage en contrepartie des différents services qu’elle lui rend.

Pour les frais professionnels, en revanche, il s’agit bien des sommes engagées dans le cadre d’une mission que l’entreprise de portage rembourse ensuite à son salarié. Sachez toutefois qu’il existe 2 types de frais en portage.

  • Les frais de mission qui concernent par exemple les dépenses liées aux déplacements et/ou aux repas du consultant. Ils sont payés par l’entreprise cliente.
  • Les frais de fonctionnement qui concernent les dépenses courantes du salarié porté comme l’achat de fournitures de bureau, l’entretien de matériel informatique ou encore un abonnement internet.

Pensez à bien valider avec votre entreprise de portage quels sont les frais remboursables dans votre situation en fonction de votre métier et de vos dépenses impératives dans le cadre de l’exercice de votre profession.