Frais professionnels : quel est l’essentiel à retenir ?

Les frais professionnels sont initiés uniquement dans le cadre professionnel. Il s’agit entre autres des frais de transport, des frais de repas, des frais de dépenses lors d’un déplacement de véhicule, les frais d’équipement, les frais de mutation d’un salarié… Il est à noter que les frais qui ne sont pas soumis aux cotisations sociales (versées à la CSG-CRDS ou à la sécurité sociale). Ils doivent être ultérieurement remboursés par l’employeur. En réalité, c’est l’entreprise qui se charge de rembourser ces frais. Elle devra donc procéder par une soustraction entre les revenus professionnels et les impôts pour obtenir le montant à rembourser. Plus les frais professionnels sont abondants, plus les impôts diminuent.

Quels sont les principaux critères qui permettent de définir les dépenses de « professionnels » ?

Les frais sont dits professionnels lorsqu’ils remplissent des critères bien définis.

  1. Le premier critère est basé sur le fait que les dépenses doivent être engagées pour des raisons professionnelles. Même si des frais sont engagés dans l’intervalle correspondant à vos horaires de travail, du moment où ils sont d’ordre personnel, cela ne sera pas pris en compte par l’employeur. C’est également valable pour des dépenses d’ordre mixtes (professionnel et personnel).
  2. Le deuxième critère est associé au justificatif des dépenses. Le justificatif peut être une facture contenant la date de la dépense, sa nature et son montant. Lorsqu’il n’est pas possible de ressortir un document justificatif (comme pour les petits frais de bureau), l’éventualité d’avoir recours à un ou plusieurs témoins reste une option envisageable.
  3. Un autre critère concerne la période d’utilisation des frais professionnels par l’employé. Les frais engagés devront entrer dans les dépenses de l’année à laquelle est obtenu le revenu associé à ces frais.
  4. Le dernier critère est celui de la garantie donnée par l’entreprise de rembourser le montant des dépenses au salarié.

Comment les frais professionnels sont-ils remboursés au salarié ?

Les frais professionnels sont remboursés au salarié selon trois méthodes : la méthode basée sur le remboursement des frais réellement dépensés, de la méthode forfaitaire et de la méthode par déduction forfaitaire (l’utilité de cette méthode n’est disponible que pour une catégorie de profession). Cette dernière méthode vise à retirer une somme déjà fixée sur un salaire soumis aux cotisations.

La méthode de remboursement des frais réellement déboursés se fait sans plafond préétabli. Lorsque le document justificatif est présenté, l’entreprise restitue la somme exacte donnée sur le document. Retenez que tous les frais professionnels ne peuvent pas être indemnisés par cette méthode. Les indemnisations concernées sont par exemple pour des cas de déménagement dus à l’affection du salarié, des formations prises pour maîtriser un nouvel outil technologique, le télétravail, les missions impliquant le déplacement de la métropole vers les départements et vice versa.

L’entreprise pense à la méthode forfaitaire lorsque le salarié effectue des dépenses régulières. Ces sommes forfaitaires sont des primes données au salarié à l’issue de chaque mois. Les métiers dans lesquels ce type de remboursement est commun sont ceux dont les employés sont mobiles (les commerciaux par exemple). Les frais de repas par exemple peuvent être remboursés via cette méthode. Le montant des primes peut être prédéfini dans le contrat de travail ou dans une convention collective.

Que faut-il savoir des frais professionnels en portage salarial ?

En portage salarial, les frais professionnels correspondent aux dépenses que le consultant ou le salarié porté effectue pour mener à bien son activité. Cette définition montre que les frais professionnels des entreprises de portage salarial ont la même signification que ceux des entreprises traditionnelles. De plus, les frais professionnels en portage salarial tout comme dans les entreprises traditionnelles devront être accompagnés de justificatifs si le salarié souhaite être indemnisé. Cependant, en portage salarial, les frais professionnels sont divisés en frais de mission et en frais de fonctionnement. C’est à ce niveau qu’on relève une différence notoire dans les deux formes d’entreprises. Les frais de mission sont directement remboursés par le client. Par exemple, si le salarié a dépensé une somme d’argent pour le transport et/ou en repas, elle sera refacturée au client. Celui-ci devra payer si, au moment de la négociation du contrat, ces dépenses ont été prévues. Contrairement aux frais de mission, les frais de fonctionnement sont indemnisés par l’entreprise de portage salarial. Ces frais peuvent être entièrement remboursables ou pas. Ils sont remboursables lorsque les dépenses portent sur l’achat des fournitures tel que l’achat et l’entretien d’un ordinateur, l’achat de papeterie. Ils sont partiellement rémunérés lorsqu’il s’agit des besoins courants d’un consultant tels que l’abonnement internet. Les pourcentages fixés pour cette indemnisation dépendent de l’entreprise de portage.

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