Déclaration sociale nominative : quelles nouvelles obligations pour l’employeur ?

Tout employeur est tenu de faire un certain nombre de déclarations à l’embauche d’un salarié. Parmi ces déclarations figurent la déclaration à l’Urssaf, le tableau récapitulatif, les bordereaux récapitulatifs des cotisations, les déclarations de retraite, les déclarations de prévoyance, les déclarations en cas d’arrêt de travail, etc. Mais depuis janvier 2016 et progressivement jusqu’à janvier 2017, la déclaration sociale nominative a remplacé l’ensemble de ces déclarations. Celle-ci a créé par la même occasion de nouvelles obligations pour l’employeur.

Pourquoi une déclaration sociale nominative

Il y a quelques années, les employeurs étaient encore tenus de faire une série de déclarations sociales à l’embauche d’un salarié. Mais avec l’entrée en vigueur de la réforme de la déclaration sociale nominative, ces derniers ont maintenant la possibilité de faire l’ensemble des déclarations en une fois.L’objectif principal de la déclaration sociale nominative ainsi présentée, c’est de réduire, de simplifier et de rendre plus automatique la réalisation des différentes déclarations sociales mises à la charge des employeurs.

Ensuite, avec l’entrée en vigueur de la DSN, les droits des assurés sont mieux protégés. La multiplicité et la diversité des déclarations sociales à faire par les entreprises entraînaient en effet des risques de perte de droits pour les assurés. L’ancien système exposait à des risques d’erreurs dans la saisie des données, ce qui est de nature à diminuer la fiabilité du travail.

D’un autre côté, il faut noter que la quantité des données à traiter est désormais plus réduite. Et l’objectif, visiblement, est d’aller plus loin.

Enfin, l’entrée en vigueur de la réforme de la DSN permet de mettre en œuvre un meilleur plan de suivi de la progression des pratiques informatiques en ce qui concerne l’échange de données informatisées et la dématérialisation.

 

Les nouvelles obligations introduites par la réforme pour les employeurs

La réforme de la Déclaration Sociale Nominative en simplifiant les différentes déclarations sociales à faire par les entreprises a aussi introduit quelques nouvelles obligations pour les entreprises. Comparativement au contenu de l’attestation Pôle Emploi que les employeurs devaient délivrer à leurs employés en fin de contrat, la déclaration sociale nominative intègre la nécessité pour les entreprises de fournir des déclarations sociales nominatives mensuelles et les données concernant la fin du contrat de travail.

D’une part, la transmission des données relatives au signalement de la fin de contrat à Pôle Emploi est faite par l’« attestation d’employeur dématérialisée ». Sa reconstitution est faite sur la base de la déclaration sociale nominative.

D’autre part, lorsque l’attestation est transmise au salarié, on parle de l’« attestation employeur rematérialisé ».

Dès que l’employeur transmet la déclaration sociale nominative portant sur l’expiration ou la rupture du contrat, il est tenu de se référer à son tableau de bord pour l’attestation d’employeur rematérialisée qu’il transmet au salarié. Si à cette étape, la qualité des informations transmises à Pôle Emploi est insuffisante pour établir l’attestation, elle n’apparaît pas. Dans le cas d’espèce, il faudra faire recours à l’ancienne procédure.

 

Des avantages économiques de la déclaration sociale nominative

De par ses modalités de fonctionnement, la déclaration sociale nominative réduit fortement les formalités de déclarations sociales. Au lieu de se rendre à plusieurs points donnés pour faire différents types de déclaration sociale, les entreprises sont maintenant dirigées vers un seul point de dépôt. Les entreprises auxquelles s’applique le régime général sont redirigées vers le site net-entreprises.fr. Les entreprises soumises au régime agricole quant à elles sont redirigées vers le site msa.fr.

La DSN unifie les démarches pour le compte des employés et accélère par ce fait le traitement des dossiers tout en éliminant les risques pouvant entraîner des erreurs. Les employeurs quant à eux sont désormais dans un système qui leur garantit plus de fiabilité quant au traitement de leurs déclarations. Aux organismes en charge de la sécurité sociale, la DSN favorise le rapprochement prestations et cotisations.

Ces avancées produites par la Déclaration Sociale Nominative devraient permettre de faciliter la vie aux entreprises et de parvenir à réaliser des économies de l’ordre de 3,7 milliards par an.

 

En conclusion

La Déclaration Sociale Nominative crée un environnement particulièrement attractif pour les employeurs, mais aussi pour les salariés. En simplifiant à la fois plusieurs démarches en une, la DSN a permis aux employeurs de se donner moins de soucis en ce qui concerne la réalisation des déclarations sociales mises à leur charge par la loi. Ils ne sont obligés que par une déclaration sociale nominative mensuelle et une déclaration des événements touchant la fin du contrat de travail, les arrêts de travail, etc. Pour les salariés, cette réforme contribue fortement au respect de leurs droits. Les risques de perte de droits du fait des erreurs probables lors des déclarations et des différents processus de traitement sont fortement diminués.