Freelances, comment éviter les retards de paiement ?

À l’inverse des salariés classiques qui travaillent en entreprise, un indépendant ne reçoit pas un salaire fixe tous les mois. Sa rémunération, souvent irrégulière, suit les mouvements de son chiffre d’affaires, à la hausse ou à la baisse. Un retard de paiement, ou plusieurs, peuvent également survenir et générer des problèmes de trésorerie. Comment éviter ces trous dans votre comptabilité ? Comment réagir face à un mauvais payeur ? Nous faisons le tour des méthodes et recours à votre disposition.

Retard de paiement : bien gérer sa comptabilité

En devenant travailleur indépendant, il faut être prêt à endosser plusieurs rôles. Un freelance ne peut pas se contenter de mener à bien ses missions, même si bien sûr, cette partie est centrale. Un indépendant doit aussi s’occuper :

  • Du marketing de sa prestation de services
  • De sa visibilité sur les réseaux sociaux
  • De la fidélisation de ses clients
  • De la prospection de nouveaux clients
  • De la préparation de devis

… Et de la comptabilité ! Pour s’assurer de percevoir un chiffre d’affaires régulier et ne pas mettre en péril son activité, un freelance doit soigner son administratif, de l’édition des factures aux paiements des cotisations.

Retard de paiement : prévoir du temps pour l’administratif

Afin d’éviter les problèmes de trésorerie et les retards de paiement, gérez votre comptabilité avec rigueur. Prévoyez une journée dans le mois qui sera dédiée entièrement à votre administratif : édition de factures, tableau prévisionnel de chiffre d’affaires, relances de paiement… Pour vous aider, n’hésitez pas à utiliser l’un des nombreux outils de facturation pour freelance. Même gratuits, ils sont très complets.

Eviter les retards de paiement dès le début de mission

Avant de passer à la facturation, mettez au clair toutes les informations liées au paiement avec votre client. Vous pouvez par exemple statuer ensemble sur :

  • Le mode de règlement, par chèque ou virement
  • Une date de paiement fixe pour les contrats réguliers
  • Le versement d’un ou plusieurs acomptes, bien utiles pour éviter d’être payé uniquement à la fin d’une mission longue alors que vous avez fourni du travail pendant des mois
  • Les délais de paiement que vous pratiquez généralement

Retard de paiement : une facture claire

Sur votre facture, faites apparaître les mentions qui définissent vos conditions de paiement :

  • La date d’échéance de la facture, généralement un mois après l’édition. Pensez à rajouter la mention « paiement sous 30 jours »
  • Les conditions de règlement accompagnées de vos coordonnées bancaires pour les virements. Incitez d’ailleurs vos clients à vous régler par virement pour ne pas perdre de temps avec l’encaissement de chèques
  • Les pénalités en cas de retard de paiement

Vous devez bien sûr penser à bien envoyer votre facture dans les délais ou vous mettre d’accord avec votre client sur une date de paiement régulière pour les missions longues. Cette dernière démarche vous permet d’éviter de courir après vos paiements chaque mois.

À noter : les pénalités de retard, qui démarrent le lendemain de la date de l’échéance, sont constituées d’un forfait de 40€ journalier + un pourcentage d’intérêt calculé sur le prix de votre prestation TTC. Ce pourcentage est fixé chaque semestre par la Banque Centrale Européenne (BCE) auquel il faut ensuite ajouter 10 points (exemple 0,05% + 10%). Libre aux entreprises de choisir elles-mêmes ce taux tout en veillant à ce qu’il ne soit pas trois fois inférieur au taux d’intérêt légal fixé par le Code de commerce.

Faire des relances en cas de retard de paiement

Cette partie de votre travail n’est pas la plus agréable. Mais « toute peine mérite salaire », vous devez vous faire payer. Prévoyez de faire des relances par email ou par téléphone. Parfois, il peut juste s’agir d’un oubli ou d’un retard administratif qui peut se résoudre très facilement.

Retard de paiement : que faire face aux mauvais payeurs ?

Avant même d’accepter la mission, faites un tour sur le site societe.com ou cherchez sur internet des informations sur votre futur client pour vérifier sa solvabilité. Les données se trouvent facilement sur les réseaux sociaux, avis Google ou encore les plateformes freelances. En cas de retard de paiement, faites une première relance sympathique mais ferme par téléphone. Rien ne se passe, passez aux relances par email afin d’avoir une trace écrite. Vous pouvez joindre un RIB pour faciliter le règlement.

Toujours rien au bout de 4 relances ? Procédez à une mise en demeure par courrier avec AR. Faites-vous aider d’un avocat si le budget vous le permet. Si cette démarche ne porte pas ses fruits, la dernière étape consiste à emmener votre client devant le tribunal. Pour cela, vous devez constituer un dossier complet (devis, factures, emails…) et remplir le formulaire « injonction de payer » du Tribunal de commerce. Par voie d’huissier, votre débiteur sera dans l’obligation de vous régler, à défaut, il sera saisi.

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