Changez votre organisation, passez à la priorisation des tâches !

Comment faire pour vous organiser quand tous vos dossiers semblent être importants et à rendre en même temps ? La réponse semble simple, il faut mettre en place un système de priorisation des tâches efficace en amont. Oui, mais comment faire ? Voici nos conseils.

Qu’est-ce que la priorisation des tâches ?

La priorisation désigne une organisation des tâches en fonction de leur degré d’importance. Mais « important » ne veut pas dire « urgent ». A l’inverse « urgent » ne veut pas dire non plus « important ». Vous pouvez aussi vous retrouver face à des activités « pas importantes » mais qui sont liées intrinsèquement à d’autres tâches urgentes et dans ce cas, il faut s’en occuper.

Un système de priorisation des tâches vous permet de faire le tri afin d’atteindre tous vos objectifs en classant intelligemment vos activités dans votre planning. Ne faites pas l’impasse sur cette méthode de travail sinon vous risquez de centrer vos efforts sur des tâches à faible valeur ajoutée. Rien de pire pour se démotiver !

 

Première étape avant la priorisation de vos tâches, fixez des objectifs !

Beaucoup de personnes n’arrivent pas à atteindre leurs buts parce qu’ils ne définissent pas d’objectifs concrets et ne connaissent pas leurs priorités. Ils n’ont alors aucun moyen de mesurer leur progrès, aucune cible à atteindre pour diriger leurs efforts. Cela les démotive et ils abandonnent, dépités.

Voici la méthode 100 % efficace vous permettant de prioriser vos objectifs pour que les résultats soient à la hauteur de vos attentes !

Créez un tableau de visualisation. Il vous permet, non seulement de fixer tous vos objectifs, mais aussi de bien définir chaque objectif afin de ne rien laisser au hasard. C’est grâce à un tableau de visualisation que vous serez également capable de décomposer les objectifs larges en objectifs spécifiques afin de pouvoir ensuite gérer la priorisation de vos tâches plus facilement.

 

Priorisation de vos tâches, comment faire exactement ?

Consignez vos activités de la semaine ou du mois dans un tableau et prévoyez un champ pour y inclure l’objectif (préalablement défini) auquel chaque tâche répond. Cette classification vous permet de visualiser rapidement quelle tâche fonctionne avec telle autre ou quelle tâche est indispensable pour achever telle autre.

Détaillez également les ressources nécessaires à la réalisation de chaque activité (moyens humains, financiers ou tout simplement le nombre d’heures nécessaires à leur achèvement). Ensuite, passez à la priorisation de vos tâches.

 

Une catégorisation simple pour des tâches sans corrélation

Si vous n’avez que des activités à réaliser sans interconnexion, vous pouvez construire un tableau de priorisation des tâches de manière assez sommaire. Celui-ci contient 4 grandes catégories :

  • Urgent et important : ici, pas de doute, vous devez abattre ces tâches en priorité.
  • Non urgent et important : vous pouvez décaler ces tâches à une journée plus calme. Attention à ne pas le faire trop souvent, vous risquez de devoir requalifier cette activité en « urgent et important ».
  • Urgent et non important : si ces tâches sont compliquées à exécuter, prévoyez une marge de temps pour ne pas vous retrouver stressé par des activités qui manquent de valeur ajoutée. Vous risquez de vous frustrer. Oui, c’est urgent mais faites-les calmement !
  • Non urgent et non important : ces activités dans l’idéal ne devraient pas faire partie de votre tableau de priorisation des tâches. Si en plus elles ne vous rapportent pas d’argent, vous pouvez vous poser légitimement la question soit de les déléguer, soit de ne plus prendre ce genre de projets.

N’oubliez pas de mentionner le délai nécessaire à la réalisation de chaque tâche complété de la deadline ainsi que des dates de début et fin de mission.

 

Une catégorisation pour évaluer la valeur réelle de chaque activité

Cette méthode de priorisation des tâches, un peu plus complexe, correspond plutôt à des projets qui comportent des tâches interdépendantes. Pour chaque critère, indiquez une note de 1 à 5.

  • Réalisation immédiate : cette tâche peut-elle être réalisée tout de suite (5) ou devez-vous en achever d’autre avant (1) ?
  • Criticité : quelle est l’importance de cette tâche par rapport au projet global ? Indispensable (5) ou faible impact (1) ?
  • Connaissance : avez-vous suffisamment d’information pour lancer cette partie du chantier ? Encore à définir (1) ou prêt à être lancé (5) ?
  • Risque : est-ce que cette tâche peut avoir un impact négatif sur le projet si elle est mal réalisée ? Demande-t-elle des moyens financiers importants ? Si oui, attribuez la note la plus importante.
  • Impact : déterminez si la tâche à un réel impact sur l’achèvement de l’objectif/projet global ? Tâche isolée (1) ou impact fort (5) ?

Une fois terminé, additionnez tous les chiffres afin de pouvoir prioriser ensuite chaque tâche.

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