Définition et intérêt des documents d’entreprise

Dès sa création, une entreprise est identifiée par différents documents officiels auxquels viendront s’ajouter d’autres documents au cours de sa vie.

Regroupés sous l’appellation de “ document d’entreprise ”, la plupart de ces documents sont nécessaires pour de nombreuses formalités administratives et juridiques. Ils doivent être mis à jour régulièrement et conservés pour une durée indéterminée.

Toutes les formes d’entreprises sont concernées par les documents d’entreprises : SA, SAS, SASU, SARL, EURL, SCI etc.

Quels sont les documents d’entreprises et à quoi servent-ils ? Nous vous expliquons tout dans ce guide.

Le document d’entreprise lié à l’identité de l’entreprise : le KBIS

Le Kbis est la carte d’identité de l’entreprise qui atteste de son immatriculation et lui confère son existence juridique.

Le contenu du Kbis permet aux tiers tels que les institutions bancaires, financières, l’ Administration, les partenaires commerciaux ou encore les clients de s’informer sur l’existence juridique de l’entreprise.

Le Kbis mentionne les informations suivantes :

  • Le nom du greffe d’immatriculation ;
  • La raison sociale de la société, son signe et son enseigne ;
  • Le numéro d’identification (SIREN) ;
  • Le code NAF ;
  • La forme juridique (SARL, SA, SAS, SCI, EURL…) ;
  • Le montant du capital social ;
  • L’adresse postale du siège social de la société ;
  • L’adresse de l’établissement principal de l’entreprise mais aussi des établissements secondaires ;
  • La date de constitution de l’entreprise ;
  • La description de l’activité ;
  • Le nom du site internet de l’entreprise ;
  • La fonction, nom et prénom, date de naissance, commune de naissance, nationalité et adresse du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes ;
  • L’existence ou non d’une procédure collective engagée à l’encontre de la société ;
  • La référence des autorisations obligatoires pour les professions réglementées.

Le Kbis est un document qui peut être modifié si le chef d’entreprise change une information propre à l’entreprise.

Toute demande de modification doit être réalisée auprès du greffe du tribunal de commerce de l’entreprise ou auprès du CFE (centre de formalité des entreprises) de la CCI(Chambre de commerce et d’industrie)

Les documents d’entreprise liés à la création de l’entreprise : les statuts constitutifs et le pacte des associés

  1. Les statuts juridiques de la société

Les statuts juridiques d’entreprise constituent l’un des documents essentiels à la création d’entreprise.

Ils détaillent toutes les informations relatives aux fondateurs de la société ainsi que les règles de fonctionnement de la structure.

Les statuts juridiques sont essentiels car ils permettent de solutionner les potentiels conflits entre associés et de répondre aux interrogations qui se posent durant la vie de l’entreprise.

Les statuts doivent mentionner plusieurs informations obligatoires parmi lesquelles :

  • L’identité de la structure (objet social, dénomination sociale, enseigne, adresse du siège social, etc)
  • La forme juridique de l’entreprise (SA, SAS, SASU, SARL etc)
  • La durée de la société (la société ne peut pas être constituée pour une durée supérieure à 99 ans).
  • Le capital social
  • La date de clôture de l’exercice social
  • La modification du capital social
  • Les procédure de prise des décisions collectives
  • Les conditions de transmissions des actions / parts sociales
  • La direction/gérance de la société
  • Les conventions entre la société et les associés
  • Les comptes annuels et commissaires aux comptes
  • L’affectation et la répartition des résultats
  • Les conditions de dissolution et de liquidation de la société

Les statuts juridiques d’une société peuvent toujours être modifiés durant l’existence d’une entreprise à condition de respecter les conditions de prise de décisions collectives mentionnées dans les statuts. Toute modification des statuts entraîne une modification du Kbis.

  1. Le pacte d’associés

Moins connu que les statuts juridiques, le pacte d’associés est un document complémentaire qui officialise les accords entre associés.

Bien que facultatif, son existence est primordiale lorsque surviennent des conflits entre associés et que les statuts juridiques ne suffisent pas à les solutionner.

Ce document d’entreprise est confidentiel et ne nécessite pas de dépôt au Registre du Commerce et des Sociétés.

Les documents d’entreprise liés à la comptabilité de l’entreprise

Parmi les documents d’entreprise figurent ceux relatifs à la comptabilité. Les entreprises doivent tenir et conserver des documents comptables regroupant toutes les informations financières pour chaque exercice fiscal.

Les documents comptables permettent de connaître la santé financière de l’entreprise et doivent être conservés 10 ans au minimum. Voyons les principaux documents comptables de l’entreprise.

  • le livre-journal

Le livre journal sert à enregistrer toutes les opérations comptables créditrices et débitrices. Il peut comporter différentes catégories telles que les ventes, les achats et la banque.

●      Le grand livre

Le grand-livre permet de classer différemment les opérations comptables répertoriées dans le livre-journal. Il permet de classer les transactions par compte comptable (les comptes financiers ; les comptes de stocks ; compte de tiers ; compte de charges ; les comptes d’immobilisation etc).

  • Le livre d’inventaire

Ce livre permet de recenser les actifs et les passifs d’une entreprise commerciale.

●      Le bilan comptable

Ce document comptable fait état des actifs et du passif de la société.

●      Le compte de résultat

Ce document permet de définir si la société est en bénéfice ou en perte. Il inventorie les produits (la vente de marchandises et services, etc.) et les charges (l’achat de matériel, le loyer, etc.).

Document d’entreprise et documents obligatoires de l’entreprise

 Le Code du travail impose à l’employeur de posséder plusieurs documents spécifiques liés à la présence des salariés dans l’entreprise.

Ces documents sont obligatoires et doivent être mis à jour régulièrement car ils doivent être présentables en cas de contrôle de l’inspection du travail.

Parmi ces documents obligatoires figurent les registres obligatoires de l’entreprises tels que le Registre unique du personnel ; le Document unique d’évaluation des risques (DUER) ; le Registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement ; ou encore le Registre sur la durée du travail.

Enfin, l’employeur est tenu à une l’obligation d’affichage dans l’entreprise afin de communiquer différentes informations aux salariés.

Toutes les entreprises, quel que soit leur forme juridique et leur effectif, peuvent être amenées à réaliser des formalités administratives et juridiques ou bien faire l’objet d’un contrôle de l’Urssaf ou d’un contrôle fiscal. L’entreprise doit donc veiller à mettre à jour régulièrement les documents d’entreprise et à les conserver précieusement.

 

Voir aussi :