10 conseils pour gérer ses priorités et gagner en efficacité

Souvent, l’organisation est réduite à des astuces tactiques : faire des listes, regrouper des tâches, utiliser la technique pomodoro, etc. Quand bien même ces outils ont une importance capitale, ils ne sont pas une solution miracle en soi. L’organisation, c’est aussi et avant tout une planification stratégique et la recherche d’une intelligence de l’action.

 

L’importance de l’organisation

Qu’est-ce qui distingue une personne performante d’une personne débordée ? La réponse tient en 12 lettres : organisation. Mais l’organisation, qu’est-ce que c’est ? L’idée est de savoir définir, planifier et faire vivre sa feuille de route de façon à mettre constamment le poids du corps au bon endroit, pour aller plus loin et gagner du temps. Face à la quantité d’informations et de tâches auxquelles nous faisons face dans notre société, savoir s’organiser est devenu une compétence de survie.

Astuce n°1 : lister ses priorités

Lorsque l’on se sent dépassé par les tâches et les objectifs, la dernière chose qu’il semble intelligente de faire est de s’arrêter pour souffler et réfléchir. Pourtant, il est important de faire la liste de ses priorités, et d’en profiter tout de suite pour distinguer les urgences absolues des tâches qui peuvent être secondaires. Lorsque nous sommes dépassés par des soucis d’organisation, il convient parfois de réorganiser sa feuille de route par étapes et de laisser de côté les priorités secondaires pour le moment. On peut toujours tout faire, mais jamais tout à la fois.

Astuce n°2 : Clarifier ses priorités, soyez SMART

Soyez conscient de la façon dont fonctionne votre cerveau. Celui-ci sera plus motivé face à une tâche claire. Chercher à ranger une pièce en désordre rebute naturellement notre motivation. Au contraire, avec une tâche précise telle que “ramasser 5 livres et les poser sur l’étagère avant 13 heures”, le cerveau se projettera naturellement mieux. Ce que vous voyez là est un objectif SMART. Tous vos objectifs devraient l’être.

Un objectif SMART, c’est :

  • S : un objectif spécifique. C’est-à-dire une tâche sans ambiguïté. « Travailler sur le dossier 12 » n’est pas une tâche spécifique, par exemple. Inscrivez plutôt concrètement les tâches que vous devez réaliser et observez le changement dans votre façon de voir ces tâches.
  • M : un objectif mesurable. Obligez-vous à quantifier l’atteinte de cet objectif. Est-ce un nombre de lignes de code à réaliser ? Un nombre de slide à finir ?
  • A : un objectif ambitieux. Assurez-vous que cet objectif, une fois atteint, génère en vous de la motivation et de la satisfaction…
  • R : …tout en assurant que l’objectif soit réaliste. Si votre objectif est de finir la nouvelle application d’Amazon en 3 heures, il ne sera non seulement pas tenable, mais pas non plus très utile pour vous aider à planifier. N’hésitez pas à « casser » vos objectifs en petits sous objectifs. Tant que ceux-ci restent bien ambitieux, c’est l’assurance d’un gain régulier de motivation au fil de votre To do !
  • T : un objectif inscrit dans le temps. C’est-à-dire avec une deadline claire.

Astuce n°3 : ordonner ses priorités, la matrice de Eisenhower

Une fois que vous avez les priorités du moment, il convient de les ordonner. Pour les ordonner, nous vous recommandons la simplicité et l’efficacité de la matrice d’Eisenhower. Elle consiste à donner une note à chaque priorité en termes d’urgence, et d’importance. Cela vous permet ensuite de gérer :

  • Les objectifs urgents et importants : à traiter en priorité
  • Les objectifs urgents, mais moins importants : à déléguer, ou à décaler si possible
  • Les objectifs importants, mais non urgents : à planifier dès maintenant pour ne pas vous retrouver en situation d’urgence
  • Les objectifs non importants et non urgents : à abandonner. Bien s’organiser, c’est aussi laisser tomber le non utile.

Astuce 4, 5 et 6 : Planifier, prévoir de la marge, et prendre des notes

Une fois que vous avez trié vos priorités, prenez votre calendrier et estimez combien de tâches vous pourrez faire par jour de travail. La première clé de cette étape est de laisser 20% de marge en cas d’imprévu. Prévoir sa productivité réelle est complexe, et prévoir les événements est impossible. Prendre une marge garantit de ne pas se laisser dépasser.

Si lors de votre travail, des idées par rapport à d’autres tâches vous viennent à l’esprit, disposez toujours d’un carnet de notes à portée de main. Et prenez note de tout pour recentrer votre esprit sur la tâche en cours, tout en étant sûr de ne pas oublier votre idée.

Pour être sûr d’être dans les temps et de pouvoir intelligemment ajuster en cas de dérapage, essayez de prendre régulièrement du temps pour revoir votre plan de travail. Par exemple, faites un point d’avancement le vendredi et un point de briefing personnel le lundi.

Astuce 7, 8 et 9 : soignez votre espace de travail

Nous sommes notre entourage. Soyez donc conscient du lieu de travail le plus efficace pour vous. À la maison ? Dans un café ? Dans un espace de coworking ? Dans un open space ? Dans une salle calme ? Nous sommes notre entourage et il convient de choisir, et non de subir, son lieu de travail. De la même façon, soyez attentif à la propreté de votre bureau et à son rangement. Regardez autour de vous : votre environnement est-il comparable à l’efficacité que vous vous souhaitez à vous-même ?

Organisez vos horaires en fonction de vos moments de productivité. Certains aiment le matin pour les tâches administratives, et sont plus créatifs l’après-midi. Pour d’autres, c’est complètement autre chose. Soyez conscient de votre rythme et anticipez vos journées en fonction. Bloquez-vous des plages horaires pour ne pas être dérangé.

Utilisez ensuite des méthodes éprouvées pour vous aider à profiter au maximum du temps disponible :

  • Si une nouvelle tâche vous incombe, et qu’elle prend moins de 2 minutes : faites-la sans attendre
  • Commencez toujours par les tâches les plus rebutantes
  • Ne lisez vos mails qu’à certains horaires précis
  • Séquencez votre travail par des périodes de travail intense et des périodes de pause.

Astuce 10 : savoir dire non, constructivement

Pour un indépendant plus que quiconque, dire non semble être plus dur que de gravir l’Himalaya. Cela en pousse beaucoup vers l’autre extrême : dire oui à tout. Sachez dire non constructivement pour ne pas vous retrouver débordé. Dire non constructivement, c’est :

  • Dire non si cela ne vous profite pas…

ou bien :

  • Proposer une alternative si cela ne vous arrange pas ainsi, ou pas maintenant. N’hésitez pas à proposer un rendu en deux étapes, un délai de travail supplémentaire, à proposer un « premier jet » ou encore une contrepartie à un retard momentané. Le « non » est très peu souvent mal perçu, si tant est qu’une autre voie soit proposée.

 

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